Alles, was Sie über die Stornorechnung wissen müssen

Die Stornorechnung ist ein essenzielles Instrument im Rechnungswesen, das zur Korrektur oder Annullierung fehlerhafter Rechnungen eingesetzt wird. Sie spielt eine entscheidende Rolle, um die Genauigkeit in der Buchführung zu wahren und steuerrechtliche Probleme zu vermeiden.

Mit einer Stornorechnung machen Unternehmen eine vorangegangene Ausgangsrechnung rückgängig. Der Fachbegriff „Storno“ stammt, wie viele Buchführungsbegriffe, aus dem Italienischen. Dort steht „stornare“ für aufheben, löschen, auflösen, rückgängig machen. Und genau das ist die Funktion einer Stornorechnung: Sie hebt eine vorhergehende Rechnung auf und hat die Wirkung einer Gutschrift.

Wie funktioniert eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung muss nach §14 UStG alle wesentlichen Inhalte der ursprünglichen Rechnung enthalten, damit klar ist, auf welche Transaktion sich die Stornierung bezieht. Dies umfasst in der Regel:

• Rechnungsnummer und -datum der ursprünglichen Rechnung,
• eine klare Kennzeichnung, dass es sich um eine Stornierung handelt,
• eine Beschreibung der ursprünglich in Rechnung gestellten Leistungen oder Produkte,
• die korrigierten Angaben, sofern die Stornorechnung auch eine Korrektur beinhaltet.

Nach Ausstellung der Stornorechnung wird die ursprüngliche Rechnung rechtlich ungültig, und falls eine Korrektur erfolgt, muss eine neue, korrigierte Rechnung ausgestellt werden. Manche Unternehmen verschicken Stornorechnungen, die bereits die korrigierte neue Rechnungsversion enthalten. Rechtlich ist das zulässig. Sicherer ist jedoch die saubere Trennung von Storno- und Korrekturrechnung. Vorsicht ist auch bei der isolierten Bezeichnung „Gutschrift“ geboten: Der Begriff Gutschrift wird seit ein paar Jahren standardmäßig für sogenannte Abrechnungsgutschriften reserviert. Bei solchen Abrechnungsgutschriften handelt es sich um Rechnungen mit vertauschten Rollen: das heißt, der Kunde (= Leistungsempfänger) stellt die Rechnung aus.

Stornorechnung? Warum das denn?

Anlässe für Stornorechnungen gibt es viele. Anlässe sind beispielsweise:

• fehlerhafte Ursprungsrechnungen,
• fehlende oder unvollständige Lieferungen,
• mangelhafte Dienstleistungen oder nicht abgenommene Werkleistungen,
• nachträgliche Rabatte und sonstige Preisnachlässe.

Wichtig: Eine Stornorechnung sollten Sie auch dann verschicken, wenn Ihr Kunde die Ursprungsrechnung noch nicht bezahlt hat.

Hintergrund: Geschäftskunden dürfen den Vorsteueranteil aus Ihren Ausgangsrechnungen als Vorsteuer geltend machen. Und zwar auch dann, wenn die Rechnung selbst noch gar nicht bezahlt ist! Sie als Rechnungsaussteller müssen die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Erst die Stornorechnung befreit Sie von dieser Pflicht!

Lektüretipp: Der bei Freelancern und kleinen Unternehmen viel zu wenig bekannte Vorsteuerabzug aus unbezahlten Rechnungen ist in § 15 Abs. 1 Satz 1 UStG geregelt. 

Korrigieren statt stornieren?

Ja, das ist grundsätzlich zulässig: Kleinere Fehler oder unvollständige Angaben auf Rechnungen dürfen Sie auch ohne separate Stornorechnung korrigieren oder ergänzen. Für eine Rechnungskorrektur genügt grundsätzlich eine schriftliche Nachricht – zum Beispiel in Form …

• eines einfachen Geschäftsbriefs,
• einer E-Mail oder
• eines Telefax.

Solche Korrekturen sind zulässig, denn eine Rechnung darf gemäß § 31 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) „aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes geforderten Angaben insgesamt ergeben.“

Bitte beachten Sie: In einem dieser Rechnungsdokumente sind „das Entgelt [= Netto-Rechnungsbetrag] und der darauf entfallende Steuerbetrag [= Umsatzsteuer-Anteil] jeweils zusammengefasst anzugeben und alle anderen Dokumente zu bezeichnen, aus denen sich die übrigen Angaben nach § 14 Abs. 4 des Gesetzes ergeben.“ Sämtliche Angaben müssen nach dem Willen des Gesetzgebers dabei „leicht und eindeutig nachprüfbar sein.“

Teure Umsatzsteuer-Änderungen

Vorsicht ist daher immer dann geboten, wenn sich eine Änderung oder Ergänzung einer Rechnung auf den Zeitpunkt der Leistung und / oder die Höhe des Umsatzsteueranteils auswirkt. Korrekturen durch Zusatzdokumente führen schnell zu Missverständnissen und Irrtümern. Die  gehen im Zweifel zu Ihren Lasten: Im ungünstigsten Fall müssen Sie die Umsatzsteuer-Anteile doppelt ans Finanzamt abführen!

Grund genug, auf Nummer sicher zu gehen und bei nachträglichen Rechnungsänderungen den sauberen Korrektur-Zweikampf zu bestreiten. Der besteht aus …

• einer Stornorechnung (= Gutschrift) und
• einer komplett neuen zweiten Rechnung.

Weiterer Vorteil der sauberen Trennung von Stornorechnung und korrigierter neuer Rechnung sind die GoBD-Anforderungen. 

Form und Inhalt einer Stornorechnung

Bei einer Stornorechnung / Gutschrift handelt es sich um eine Kopie der Ursprungsrechnung mit sämtlichen …

• Artikelangaben und Positionspreisen,
• Zwischen- und Endsummen und den dazugehörigen
• Umsatzsteueranteilen.

Damit eine Stornorechnung / Gutschrift eindeutig identifiziert werden kann, bekommt sie zudem eine separate Rechnungsnummer.