Die vom Gesetzgeber verlangte „fortlaufende Rechnungsnummer“ bereitet vielen Selbstständigen Kopfzerbrechen. Zum Glück ist die Sache viel einfacher als oft befürchtet. Und mit WISO MeinBüro bist du sowieso auf der sicheren Seite.
Die Vorschriften zur Ausstellung von Rechnungen findest du in § 14 Abs. 4 UStG. Demnach gehört auf die jeweilige Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)“.
Die Formulierungen „fortlaufende Nummer“ und „einmalig vergeben“ sorgen seit Einführung der Vorschrift immer wieder für Irritation. Nicht nur aus Angst, Fehler zu machen, Kunden zu verärgern oder den Vorsteuerabzug zu verlieren. Freelancer und Kleinbetriebe mit wenigen Kunden und Aufträgen fürchten, durch Rechnungsnummern der Marke „2020-001“, „2020-002“ ungewollt die Anzahl ihrer Rechnungen offenzulegen.
Das Finanzamt zwingt dich nicht, deine Betriebsgeheimnisse zu veröffentlichen. Mal ganz abgesehen davon, dass man aus einer geringen Rechnungsanzahl genau genommen überhaupt nicht auf Umsatz und Gewinn schließen kann.
Die Gefahr besteht aber auch sonst nicht: Es genügt vollkommen, wenn du jede Rechnungsnummer wirklich nur einmal verwendest. Jede Nummer muss einmalig sein, denn sie dient dazu, eine Rechnung eindeutig identifizieren und einem Zahlungseingang zuordnen zu können.
Außerdem ist keine fortlaufende Nummerierung erforderlich: Die Rechnungsnummer darf aus Ziffern und Buchstaben bestehen. Lückenlosigkeit wird schon gar nicht verlangt. Ob die Nummernfolge plausibel ist, ist von außen also nicht erkennbar. Deshalb brauchst du die Nummerierung deiner Eingangsrechnungen auch keiner genaueren Prüfung zu unterziehen.
Nachzulesen sind die Klarstellungen im Detail auf Seite 478 des aktuellen Umsatzsteueranwendungserlasses (Stand: 9/2019). Dort heißt es klipp und klar:
Auf jede Rechnung gehört also eine fortlaufende Rechnungsnummer. Das ist in § 14 Abs.4 Nr.4 UStG verbindlich geregelt. Genau genommen verlangt der Gesetzgeber:
„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).“
Das heißt: Auf jede Rechnung gehört eine eindeutige Rechnungsnummer.
Eine fehlende oder fehlerhafte Rechnungsnummer kann allerdings schnell Ärger mit dem Finanzamt bedeuten:
Die gute Nachricht: Mit WISO MeinBüro bekommst du 100 % finanzamtskonforme Rechnungsnummern. Gleichzeitig lässt dir die Software viele Freiheiten, deine Nummernkreise an deinen betrieblichen Bedarf anzupassen. Mehr dazu gleich – vorab noch ein paar rechtliche Klarstellungen:
Rund um die Anforderungen an Rechnungsnummern kursieren viele Mythen. Besonders Gründer und Kleinunternehmer machen sich oft Sorgen, dass ihre Kunden durch die aufsteigende Nummerierung auf eine geringe Anzahl von Aufträgen schließen könnten.
Mit anderen Worten: „Wenige Rechnungsnummern = schlechte Auslastung = unerfahrener Neuling = keine neuen Aufträge!“ Doch keine Sorge: Das ist eine völlig falsche Annahme. Schließlich kann hinter jeder Rechnung auch ein großer Auftrag stecken.
Viel wichtiger: Rechnungsnummern müssen gar nicht hochgezählt werden! Die gesetzlich vorgeschriebene „fortlaufende Nummer“ muss nicht zwangsläufig eine aufsteigende Nummerierung mit „+1“ sein. Das Finanzamt verlangt nur, dass jede Rechnungsnummer einmalig ist und nicht doppelt vergeben wird.
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 2. Januar 2019 stellt dazu klar:
„Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. […] Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend.“
Achtung: Wenn du keine lückenlose Nummernfolge wählst, wird es umso wichtiger, die vergebenen Rechnungsnummern genau im Blick zu behalten.
Gerade bei einer flexiblen Nummernvergabe ist eine Software wie WISO MeinBüro der manuellen Nummernverwaltung deutlich überlegen.
So bist du immer auf der sicheren Seite – sowohl rechtlich als auch organisatorisch.
