Habe ich eine Pflicht zur Rechnungsstellung?

Oft bist du als Unternehmer gar nicht verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben. Es gibt aber immer wieder Fälle, in denen du tatsächlich Rechnungen ausstellen musst. Dann gilt eine Frist von sechs Monaten. Wann du eine Rechnung schreiben musst und warum wir die grundsätzliche Rechnungsstellung auch über die Pflicht hinaus empfehlen, erklären wir dir in diesem Beitrag.

Wann musst du eine Rechnung schreiben?

Als Faustregel kannst du dir merken: Du bist immer dann zur Rechnungsstellung verpflichtet, wenn du Leistungen für andere Unternehmen oder juristische Personen wie eine GmbH oder eine andere Kapitalgesellschaft erbringst. Dann hast du maximal sechs Monate Zeit, um deinem Geschäftskunden eine Rechnung zukommen zu lassen.

Da die verpflichtende Rechnungsstellung mit dem Umsatzsteuergesetz zusammenhängt, sind bei steuerfreien Waren und Dienstleistungen theoretisch keine Rechnungen vorgeschrieben. In der Praxis empfehlen wir dir jedoch, auch in diesen Fällen eine Rechnung zu schreiben – mehr dazu später.

Wie sieht es mit der Rechnungsstellung bei Privatkunden aus?

Wenn du Leistungen für Privatleute erbringst, musst du nur in Ausnahmefällen zwingend eine Rechnung ausstellen – nämlich dann, wenn es um umsatzsteuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken geht. Konkret betrifft das Bauleistungen, Gartenarbeiten oder Reinigungsarbeiten.

Außerdem können Privatkunden bei handwerklichen und haushaltsnahen Dienstleistungen auf eine Rechnung bestehen, die den Lohnanteil separat ausweist. Denn diesen können sie von der Einkommensteuer absetzen. Ansonsten reicht es, wenn du auf Wunsch eine Quittung oder einen anderen Beleg ausstellst.

Auch in diesen Fällen beträgt die Frist sechs Monate ab erbrachter Leistung. Wenn du darüber hinaus Rechnungen an Privatkunden schreibst, musst du diese Frist nicht einhalten.

Wichtiger Hinweis

Beachte unbedingt, dass Geldforderungen – unabhängig von einer Rechnungsstellung – in der Regel nach drei Jahren verjähren. Mehr dazu erfährst du hier.

Warum solltest du auch ohne bestehende Pflicht eine Rechnung schreiben?

Es gibt viele gute Gründe, immer eine professionelle Rechnung auf ansprechend gestaltetem Briefpapier zu stellen:

• Rechnungen helfen dir bei der Dokumentation deiner Einnahmen und Ausgaben für das Finanzamt und erleichtern die vorbereitende Buchhaltung – damit kannst du erhebliche Kosten sparen.
• Auf deinen Rechnungen nennst du die vereinbarten Zahlungskonditionen und fasst die erbrachten Lieferungen und Leistungen für deine Kunden zusammen. Durch die Angabe deiner Bankverbindung kannst du schneller und zuverlässiger Zahlungseingänge verbuchen.
• Falls es zu rechtlichen Streitigkeiten kommt, dienen Rechnungen als eindeutige Belege für geschäftliche Vorgänge.
• Eine Rechnung gibt dir die Möglichkeit, den Empfänger bereits auf die Folgen eines Zahlungsverzugs hinzuweisen – das reduziert den Aufwand für Mahnungen.
• Genau wie deine Angebote und weitere geschäftliche Schreiben sorgen Rechnungen für einen Wiedererkennungswert bei deinen Kunden und ermöglichen es dir, dich als Unternehmer professionell zu präsentieren – vorausgesetzt, die Rechnung ist gut gestaltet!

Auch wenn du dieses Thema als lästigen und zeitraubenden „Papierkram“ empfindest – die Rechnungsstellung gehört zum kleinen Einmaleins jedes Business.

Du hast vergessen, eine Rechnung zu schreiben? Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du sie auch noch rückwirkend ausstellen.