Muss man Rechnungen unterschreiben?

Die Vorschriften über den Inhalt von Rechnungen finden sich im Umsatzsteuergesetz. Ein Blick in § 14 Abs. 4 UStG zeigt: Die Unterschrift des Rechnungsausstellers gehört nicht zu den Pflichtbestandteilen. Von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen, sind Rechnungen also auch ohne Unterschrift gültig!

Andererseits: Wer seine Rechnungen freiwillig unterschreiben will, dem legt der Gesetzgeber keine Steine in den Weg. Wenn du deine Ausgangsrechnungen in der Form eines persönlich gehaltenen Geschäftsbriefs verfassen, ist das also völlig in Ordnung. Noch nicht einmal die Überschrift Rechnung ist vorgeschrieben. Denn als Rechnung gilt laut § 14 Abs. 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Und, nein: Eine digitale Signatur elektronischer Rechnungen ist seit 2011 auch nicht mehr erforderlich.

Standesrechtliche Rechnungsvorschriften prüfen

Nur in seltenen Ausnahmefällen gibt es eine Pflicht zur Unterschrift unter Rechnungen. Das ist vor allem bei bestimmten Freiberuflern der Fall:

• Das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz sieht zum Beispiel vor, dass der Rechtsanwalt seine Vergütung „nur aufgrund einer von ihm unterzeichneten und dem Auftraggeber mitgeteilten Berechnung einfordern“
• Die Vergütungsverordnung für Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften enthält eine nahezu gleichlautende Formulierung.

Im Zweifel fragst du am besten bei deinem Berufs- oder Branchenverband nach, ob in deinem freien Beruf eine Unterschriftspflicht besteht.

Gescannte Unterschrift einbinden

Wenn du viele Geschäftsbriefe verschicken – aber nicht jedes einzelne Dokument von Hand unterschreiben möchtest, kannst du eine Unterschriftsgrafik in dein Schreiben einbinden. Solche Faksimile-Unterschriften sind inzwischen sogar bei vielen Rechtsanwalts- und Steuerberater-Schreiben zulässig.

Unterschriftsgrafiken in WISO MeinBüro Desktop-Vorgängen

In einigen WISO MeinBüro Desktop-Vorlagen sind von vornherein Unterschriftsfelder vorgesehen. Das ist zum Beispiel bei Angeboten und Briefen der Fall. Grafiken mit digitalisierten Unterschriften kannst du und deine Mitarbeiter im Bereich „Stammdaten > Mitarbeiter“ hinterlegen. Du findest das Feld „Unterschrift“ im Hauptregister „Allgemeines / Benutzerkonto“:

Dort …

• klicke auf die Schaltfläche „Grafik laden“,
• wähle eine Grafik im BMP-Format aus und
• übernimm mit „OK F11“ in die Mitarbeiter-Stammdaten.

Sobald eine Unterschrifts-Grafik hinterlegt ist, bindet das Programm sie in deine Korrespondenz ein:

Bitte beachte: Da Unterschriften auf Rechnungen nicht zwingend erforderlich sind, enthalten die WISO MeinBüro Desktop-Rechnungsvorlagen standardmäßig kein Unterschriftsfeld. Das lässt sich durch den WISO MeinBüro-Onboarding-Services schnell und unkompliziert anlegen.