Pflichtangaben auf Rechnungen: Das muss drauf!

Du musst deine erste Rechnung schreiben? Nein, du darfst! Und das kann richtig Spaß machen. Immerhin gehört dazu auch die Vorfreude auf den folgenden Zahlungseingang. Außerdem ist es eigentlich gar nicht schwer, eine professionelle Rechnung zu erstellen.

Die Voraussetzung dafür ist, dass keine der wichtigen Pflichtangaben auf der Rechnung fehlt. Das kostet nämlich Zeit, vielleicht sogar Geld, und könnte deine Freude schnell trüben. Damit das nicht passiert, klären wir kurz und bündig: Was muss auf eine Rechnung?

Das sind Pflichtangaben auf einer Rechnung

Das Umsatzsteuergesetz legt fest, welche Angaben eine gültige Rechnung enthalten muss:

1. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
2. Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers der Rechnung
3. Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
4. Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
5. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
6. Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
7. Der Steuersatz und der Nettobetrag
8. Der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag
9. Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer. Meistens geht es hier um die Kleinunternehmerregelung.

Das gilt bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250€)

Bei Rechnungsbeträgen bis zu 250 Euro inkl. Umsatzsteuer reicht eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Das soll den bürokratischen Aufwand vor allem für KMU etwas eindämmen. Daher kommt eine Kleinbetragsrechnung mit weniger Pflichtangaben aus:

1. Firma, Name und Anschrift des Rechnungsstellers
2. Das Ausstellungsdatum der Rechnung
3. Angaben zu Art und Umfang der Waren oder Dienstleistungen
4. Das Brutto-Entgelt und der darauf anfallende Steuerbetrag in einer Summe
5. Der Steuersatz und gegebenenfalls Gründe für eine Befreiung von der Umsatzsteuer

Was du bei den Rechnungsnummern beachten musst

Nach § 14 Abs. 4 UStG setzt das Finanzamt Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer voraus, um die eindeutige Identifizierung jeder Rechnung sicherzustellen. Das bedeutet, dass du jede Rechnungsnummer nur einmal verwenden darfst. Ob es sich dabei um eine reine Zahlenkette oder eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben handelt, bleibt dir überlassen.

Wenn du gerade erst in die Selbstständigkeit gestartet bist und befürchtest, dass eine Rechnungsnummer wie „2024-0002“ abschreckend wirken könnte, kannst du das Format deiner Rechnungsnummern anpassen. So kann niemand auf die tatsächliche Anzahl deiner Kunden schließen. Kleinbetragsrechnungen müssen übrigens keine fortlaufenden Nummern enthalten.

Doppelt vergebene Nummern solltest du aber unbedingt vermeiden. Sonst könnte es bei der nächsten Steuerprüfung unangenehm werden.

Ein guter Grund, von der manuellen Rechnungsstellung mit Word, Excel und Co. Abstand zu nehmen und stattdessen deine Rechnungen automatisch erstellen zu lassen.

Sinnvoll und hilfreich: Freiwillige Angaben

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, an welcher Stelle die Pflichtangaben auf einer Rechnung stehen müssen. Wir empfehlen dir jedoch, dich nicht zu kreativ auszutoben. Orientiere dich lieber an den üblichen Gepflogenheiten im Geschäftsleben. So machst du deine Rechnung für deine Kunden leicht lesbar und kommst zuverlässiger und schneller an dein Geld.

Dabei helfen dir ergänzende Angaben, die zwar nicht verpflichtend sind, aber aus guten Gründen auf den meisten Rechnungen stehen:

• Zahlungsfristen: Rechnungen ohne weitere Angaben sind sofort fällig. Es ist jedoch sinnvoll, eine Zahlungsfrist anzugeben – 14 oder 30 Tage sind üblich.
• Kontoverbindung: Deine Kontoverbindung sollte auf keinen Fall fehlen. Sonst machst du es deinen Kunden unnötig schwer, die Rechnung zu begleichen.
• Kontaktdaten: Auch Telefonnummer und E-Mail-Adresse gehören auf jede professionelle Rechnung. Eventuelle Rückfragen können so schnell geklärt werden.
• Optische Gestaltung: Eine ansprechende Gestaltung des Briefpapiers sorgt für einen hochwertigen und professionellen Eindruck – nicht nur bei Rechnungen, sondern auch bei anderen Dokumenten wie Angeboten.