Beim Rechnung korrigieren machen viele Unternehmer unwissentlich neue Fehler. Das kann teure Folgen haben. Deshalb lohnt es sich, die möglichen Fehlerquellen zu kennen und zu vermeiden.
Klar: Fehler und Versäumnisse kommen in den besten Betrieben vor. Das gilt auch fürs Schreiben von Rechnungen. Rechtlich sind Korrekturen gar kein Problem.
Im Gegenteil: Bei unvollständigen oder fehlerhaften Rechnungen sind sie sogar Pflicht. Denn ohne einwandfreie Rechnung bekommen Geschäftskunden Probleme mit dem Finanzamt.
Und damit sind wir auch schon beim Kern der meisten Korrektur-Probleme. Das ist einmal mehr die Umsatzsteuer. Bei Rechnungskorrekturen darf nicht der Eindruck entstehen, dass du mehrfach Umsatzsteuer in Rechnung gestellt und kassiert hast.
Ob zu Recht oder nicht: Im Zweifel hält das Finanzamt hinterher die Hand auf! Diese Gefahr besteht vor allem bei handschriftlichen Korrekturen. Oder wenn du eine korrigierte Rechnung einfach noch einmal neu verschickst.
Doch der Reihe nach: Die gesetzlichen Pflichtangaben für korrekte Rechnungen finden sich in § 14 Abs. 4 UStG.
Sinn der Rechnung ist die Abrechnung über eine erbrachte Leistung. Zugleich bildet sie die Grundlage für die Besteuerung. Fehlen auf der ursprüngliche Rechnung Pflichtbestandteile oder ist etwas falsch angegeben, muss der Aussteller sie ändern.
Um eine Rechnung zu korrigieren, genügt es grundsätzlich, wenn du den Empfänger über die fehlenden oder geänderten Angaben in einem separaten Dokument informierst. Spezielle Formvorschriften gibt es dafür nicht:
Aus dem Korrekturdokument muss allerdings eindeutig hervorgehen, auf welche Rechnung es sich bezieht. Am einfachsten ist es, die Rechnungsnummer anzugeben:
Beispiel:
Sehr geehrter Herr Berger,
gerade fällt mir auf, dass ich versäumt habe, auf meiner Rechnung Nummer 2019-47120816 vom 20.12.2019 meine Steuernummer anzugeben. Sie lautet: 49/109/05987.
Bitte entschuldigen Sie den Fehler.
Mit freundlichen Grüßen
Marianne Mustermann
Fehlt ausgerechnet die fortlaufende Rechnungsnummer auf der alten Rechnung, gibst du ein anderes eindeutiges Merkmal an (z. B. das Datum der Lieferung oder Leistung).
Wichtig: Nicht ausreichend ist es, wenn der Rechnungsempfänger die Originalrechnung einfach eigenhändig korrigiert. Zum Beispiel, indem er zum Beispiel das Leistungsdatum oder eine andere fehlende Angabe von Hand nachträgt.
Vom Finanzamt toleriert wird dieses Vorgehen beim Rechnung korrigieren nur dann, wenn …
Mündliche Absprachen genügen dem Finanzamt nicht.
Wirklich empfehlenswert sind solche „halben Sachen“ aber auch sonst nicht. Das gilt vor allem dann, wenn es höhere Rechnungssummen und entsprechend hohe Umsatzsteuer- bzw. Vorsteueranteile geht.
Um Missverständnissen vorzubeugen und von vornherein auf der sicheren Seite zu sein, gehst du am besten so vor:
Bei der Stornorechnung handelt es sich um eine 1:1-Kopie der Originalrechnung. Die Storno-Dokument wird auch als „kaufmännische Gutschrift“ bezeichnet. Darin sind alle Rechnungspositionen und -beträge enthalten – nur tragen sie jetzt ein negatives Vorzeichen.
Wichtig: Die Rechnungskorrektur bekommt eine eigene Rechnungsnummer. Stattdessen kannst du die ursprüngliche Rechnungsnummer aber auch mit einem Storno-Kennzeichen versehen (z. B. „Stornorechnung zu RgNr. 2019121301-S„)
So oder so: Die Originalrechnung kann dein Geschäftspartner auf jeden Fall behalten. Er muss sie dir also nicht etwa zurückschicken!
Im nächsten Schritt schreibst du eine ganz neue Rechnung mit sämtlichen Pflichtangaben: Die neue Rechnung bekommt ebenfalls ihre eigene Rechnungsnummer.
Im Endergebnis gibt es auf beiden Seiten für einen einzigen Geschäftsvorgang drei Abrechnungsdokumente unter drei verschiedenen Rechnungsnummern:
Das Verfahren klingt kompliziert. Es ist für alle Beteiligten aber eindeutig und unmissverständlich. Und es bringt den wenigsten Ärger mit dem Finanzamt.
Rechnungskorrekturen wirken sich oft auch auf Umsatzsteuer-Voranmeldungen aus. Sowohl beim Rechnungsaussteller als auch beim Rechnungsempfänger. Und zwar dann, wenn es sich um einen Geschäftskunden handelt.
Hintergrund: Durch eine Korrektur des Rechnungsbetrages ändert sich auch die Berechnungsgrundlage der Umsatzsteuer. Erfolgt die Korrektur in einem späteren Voranmelde-Zeitraum, ändert sich …
Sofern die Beteiligten in der Zwischenzeit bereits Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt übermittelt haben, sind geänderte Voranmeldungen erforderlich.
