Wenn du eine Rechnung schreiben möchtest, ist das natürlich ein gutes Zeichen. Denn nach einer erbrachten Leistung sorgst du mit einer Rechnung für deinen verdienten Umsatz. Aber was gibt es zu beachten, wenn du einen Auftrag abgeschlossen hast und eine Rechnung erstellen möchtest?
Ein bekanntes Sprichwort sagt: „Vor der Kür steht die Pflicht.“ Das gilt auch, bevor du eine Rechnung stellst. Um dich dabei zu unterstützen, findest du auf dieser Seite geballtes Wissen und viele praktische Tipps zum Thema professionelles Rechnungsschreiben.
Gemäß § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) ist eine Rechnung ein offizielles Dokument. Damit eine Rechnung gültig ist, muss sie deshalb alle notwendigen Pflichtangaben enthalten. So lassen sich steuerrechtliche Probleme für dich und deine Kunden verhindern. Die wichtigsten Pflichtangaben für Rechnungen haben wir dir im Folgenden zusammengefasst.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung?
Optional: Gründe für eine eventuelle Befreiung von der Umsatzsteuer. Meistens geht es hier um die Kleinunternehmerregelung.
Neben den Pflichtangaben gibt es weitere freiwillige Angaben, die du unbedingt auf einer Rechnung aufführen solltest.
Was ist eine Rechnungsnummer?
Auf jede Rechnung gehört eine Rechnungsnummer. Mit dieser soll sichergestellt werden, dass eine Rechnung individuell ist. Die Anforderungen an die sogenannte fortlaufende Rechnungsnummer ist in § 14 Abs.4 Nr.4 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt:
„Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).“
In der Regel bestehen Nummernkreise aus einer fix definierten Zahlenabfolge. Jede darin enthaltene Kombination darf nur einmal verwendet werden. Eine fortlaufende Rechnungsnummer muss zwar identifizierbar und einzigartig sein, dennoch gesteht Ihnen der Gesetzgeber beim Aufbau des Nummernkreises ein paar Freiheiten zu.
So muss deine Rechnungsnummer nicht mit dem Zähler +1 beginnen, sondern kann im Nummernkreis mit einem beliebigen Wert starten. Auch eine lückenlose Ausrichtung deiner Rechnungsnummern ist zwar nicht erforderlich – aber empfehlenswert. Unter Fortlaufende Rechnungsnummer – leicht gemacht erfährst du, wie du Nummernkreise direkt auf deinen betrieblichen Bedarf abstimmen.
Wenn ein Unternehmen im Inland eine Leistung erbringt und dafür eine Bezahlung erhält, somit Umsatz macht, muss es einen Teil seiner Umsätze versteuern. Eine Kleinunternehmer-Rechnung weist zum Beispiel keine Umsatzsteuer aus und wird in netto ausgestellt.
Der reguläre Steuersatz liegt bei 19 Prozent. Auf Waren des täglichen Bedarfs (insbesondere Lebensmittel) wird ein ermäßigter Steuersatz von 7 Prozent erhoben. Wenn du dir unsicher sind, welcher Steuersatz auf deine Leistung zutrifft, frage am besten bei der IHK oder einem Berufsverband nach. Denn bei der Umsatzsteuer nimmt es das Finanzamt sehr genau.
Wiederkehrende Rechnungen, die im besten Fall sogar an einen Vertrag gebunden sind: Der Traum eines jeden Unternehmers! Denn das bedeutet regelmäßigen Umsatz über einen im Voraus definierten Zeitraum und somit Sicherheit. Prominente Beispiele dafür sind Handyverträge, monatliche Stromabrechnungen und so weiter.
Aber nicht immer muss ein Vertrag für eine bestimmte Laufzeit existieren, um wiederkehrende Rechnungen schreiben zu können. Wie du wiederkehrende Rechnungen mit einer Software erstellst, erklären wir dir hier: Wiederkehrende Rechnungen.
Es gibt nichts was es nicht gibt. So kann es im Geschäftsalltag auch mal passieren, dass du vergisst eine Rechnung zu schreiben. Zum Glück ist es erlaubt rückwirkend Rechnungen zu stellen. Hierfür musst du allerdings einen berechtigten Anspruch nachweisen können. Dieser besteht zum Beispiel, wenn du deine erbrachte Leistung durch eine Empfangsbescheinigung oder einen unterschriebenen Stundenzettel bestätigen kannst.
Die Verjährungsfrist einer Rechnung liegt bei drei Jahren, sofern du mit deinem Kunden nichts anderes festgehalten haben. Darüber hinaus darfst du lediglich hoffen, dass dein Kunde dennoch bereit ist für die Leistung im Nachgang zu zahlen.
Wer eine Rechnung an einen ausländischen Kunden schreiben will, muss einige Regeln beachten, die sich auf die auszuweisende Umsatzsteuer beziehen – Stichwort Reverse-Charge-Prinzip. Hier findest du die wichtigsten Vorschriften für die Rechnungsstellung ins Ausland unter: Wie stelle ich Rechnungen ins Ausland richtig?
Der erste Eindruck zählt – umso schöner, wenn er bleibt. Nachdem du deine Kunden von dir, deinem Unternehmen und deinen Leistung überzeugt hast, gilt es abschließend eine ebenso professionelle Rechnung zu stellen.
Die Bürosoftware WISO MeinBüro erleichtert dir das Schreiben von gültigen Rechnungen ungemein. Denn alle relevanten Pflichtangaben sind bereits in den Rechnungsvorlagen vermerkt. Alles was du tun musst ist eine Vorlage zu wählen, dein Logo einzufügen und die passenden Daten einzugeben und deine Rechnung ist fertig. Alle Rechnungen kannst du direkt ausdrucken und per Post versenden. WISO MeinBüro gibt dir ebenso die Möglichkeit, eine Rechnung direkt als PDF per E-Mail zu versenden.
Einen besonders guten Eindruck hinterlässt du als Unternehmer, wenn deine Rechnungen professionell gestaltet sind. Idealerweise bringt das Programm bereits Vorlagen für gut gestaltetes Briefpapier mit und erlaubt zudem, diese individuell für Ihr Unternehmen anzupassen. WISO MeinBüro bietet daher eine komfortable und unkomplizierte Briefpapiergestaltung.
Wie du schnell und einfach Rechnungen mit WISO MeinBüro schreiben, zeigen wir im Video. Jetzt Video ansehen!
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Denn eine Bürosoftware kann und sollte, über das Schreiben von Rechnungen hinaus, die Anlaufstelle für alle nötigen Informationen zu Ihrem Daily Business sein.
