Nicht immer werden Lieferungen und Leistungen auf einen Schlag erbracht und abgerechnet. Vorauszahlungen und Teilzahlungen sorgen dafür, dass das Finanzierungs- und Zahlungsausfall-Risiko fair(er) zwischen Käufern und Verkäufern, Auftraggebern und Auftragnehmern verteilt wird.
Zur Erinnerung: Einen gesetzlichen Anspruch auf Teil- oder Vorauszahlungen hast du als Auftragnehmer nur dann, wenn das einzelvertraglich geregelt ist. Laut Gesetz sind Geldschulden ansonsten fällig:
Um vor Abnahme eines Werks oder vor der vollständigen Leistungserbringung einen Anspruch auf Bezahlung zu haben, musst du das mit deinem Kunden aushandeln.
Je nach Branche und Vertragsart tragen Voraus- und Teilzahlungen ganz unterschiedliche Bezeichnungen. Die sorgen bei Dienstleistern, Händlern und anderen Kleingewerbetreibenden manchmal für Verwirrung und Missverständnisse.
Deshalb haben wir einmal die wichtigsten Begriffe und die dazugehörigen Vertragsarten für euch zusammengetragen:
Fällig sind Voraus- und Teilzahlungen in der Regel sofort bei Zugang der Rechnung beim Empfänger.
Wichtig: Die Bezeichnungen und dazugehörigen Anwendungsfälle dienen nur deiner Orientierung. Rechtlich eindeutig definiert sind sie nicht. Wenn du eine Rechnung bekommst, in der ein Dienstleister von dir „Vorkasse“ verlangt, in Wirklichkeit aber einen „Vorschuss“ haben möchte, ist das rechtlich unbedenklich. Im Zweifel gilt der in § 14 Abs. 1 UStG ausgestellte Freifahrtschein:
„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
Voraus- und Teilzahlungen sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig – obwohl die Umsatzsteuer üblicherweise erst dann „entsteht“, wenn die Lieferung oder Leistung erbracht ist. Bei Voraus- oder Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer mit der Bezahlung. In § 13 Abs. 1 Nr. 1a UStG heißt es dazu:
„Wird das Entgelt oder ein Teil des Entgelts vereinnahmt, bevor die Leistung oder die Teilleistung ausgeführt worden ist, so entsteht insoweit die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist.“
Entsprechend darf die Vorsteuer bei Voraus- und Teilzahlungen laut § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG erst dann geltend gemacht werden, wenn die Rechnung vorliegt und bezahlt ist.
Die Rechnungsdokumente, mit denen bei Dienst- und Werkverträgen über Teil- und Vorauszahlungen abgerechnet werden, nennen sich üblicherweise Abschlagsrechnung. Für Abschlagsrechnungen gelten grundsätzlich dieselben Vorschriften wie für normale Rechnungen. Bei WISO MeinBüro sieht eine Abschlagsrechnung zum Beispiel so aus:
Nachdem du den Gesamtauftrag abgewickelt hast, schreibst du deine Schlussrechnung. Der Gesetzgeber spricht in § 14 Abs. 5 UStG von „Endrechnung“.
In die Schluss- oder auch Endrechnung gehören …
Apropos finanzamtssicher: Falls du (noch 😊) nicht mit WISO MeinBüro arbeitest, solltest du bei den einzelnen Umsatzsteuerangaben auf Schlussrechnungen vorsichtig sein. Eine fehlerhafte Auflistung kann dazu führen, dass du denselben Umsatzsteuerbetrag mehrfach ans Finanzamt abführen musst. Ausführlichere Informationen bietet der Beitrag „Schlussrechnungen: Vorsicht bei der Umsatzsteuer!“, den wir demnächst an dieser Stelle veröffentlichen: Stay tuned!
