Was du als Vermieter jetzt zur E-Rechnung wissen musst

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich. Aber auch als privater Vermieter bist du davon betroffen, egal ob du Wohn- oder Gewerberäume vermietest. Das klingt vielleicht erst einmal nach zusätzlichem Aufwand, bringt aber auch einige Vorteile mit sich. Wir erklären dir, was die neue Regelung genau bedeutet, welche technischen Voraussetzungen du erfüllen musst und wie du den Umstieg auf E-Rechnungen möglichst einfach gestaltest.

Was ist eine E-Rechnung und wen betrifft die Regelung?

Eine E-Rechnung ist eine strukturierten Rechnung im elektronischen Format die beispielsweise per E-Mail verschickt werden kann. Dadurch können die Daten der Rechnung direkt in die Buchhaltung des Empfängers eingelesen und verarbeitet werden, ohne dass Zahlen manuell übertragen werden müssen. So soll der gesamte Prozess digitaler, effizienter und fehlerfreier werden. Die gebräuchlichsten Formate für E-Rechnungen sind XRechnung und ZUGFeRD.

Das Format XRechnung ist oft bei öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben und wird auch im B2B-Bereich immer häufiger verwendet. Es enthält nur die strukturierten Daten und ist daher ideal für die digitale Weiterverarbeitung.

Etwas übersichtlicher ist das ZUGFeRD-Format: es kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei, die alle strukturierten Daten enthält. Das bedeutet, der Empfänger bekommt eine gut lesbare PDF-Rechnung, die gleichzeitig alle Daten für die digitale Verarbeitung enthält. Weiterführende Informationen zur E-Rechnung liefert auch die Webseite des Bundesfinanzministeriums. 

Seit Anfang 2025 musst du als Vermieter E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, wenn du an Geschäftskunden vermietest. Das betrifft sowohl private Vermieter als auch gewerbliche Immobilien-Vermieter im B2B-Bereich. Für alle Vermieter in Deutschland gilt also die E-Rechnungspflicht, jedoch gibt es Unterschiede dabei, wer E-Rechnungen empfangen können muss und wer sie auch ausstellen muss. 

Warum wurde die E-Rechnung eingeführt?

Die E-Rechnung ist Teil der digitalen Transformation im Rechnungswesen. Sie soll Prozesse vereinfachen, Fehlerquellen minimieren und Kosten sparen. Bisher wurden viele Rechnungen manuell erfasst und weiterverarbeitet – ein vor allem fehleranfälliger Vorgang. Mit der E-Rechnung läuft das deutlich effizienter: die Daten werden automatisch weiterverarbeitet, was sowohl dir als Vermieter als auch deinen Geschäftskunden Zeit und Nerven spart.

Ein weiterer Grund ist die Verbesserung der Steuer- und Finanzkontrolle. Durch die standardisierten Datenformate wird es auch den Finanzbehörden erleichtert, Rechnungen zu prüfen. Das erhöht die Transparenz und hilft, Steuerbetrug zu verhindern.

Was musst du als Vermieter jetzt tun?

Um als Vermieter eine E-Rechnung rechtskonform empfangen und archivieren zu können reicht zunächst einmal ein normales E-Mail-Postfach aus. Damit ist jedoch nicht sichergestellt, dass du E-Rechnungen auch auslesen und damit prüfen kannst. Hierzu gibt es kostenlose E-Rechnungstools, wie z.B. WISO MeinBüro Rechnungen Free, mit denen du E-Rechnungen in allen gängigen Formaten anzeigen lassen kannst. Vermietest du Räumlichkeiten umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 12 UStG reicht nach wie vor der Mietvertrag als Rechnung und du musst keine E-Rechnungen ausstellen. 

Wenn du jedoch Gewerberaum steuerpflichtig an Unternehmer vermietest, musst du E-Rechnungen auch erstellen können! Dabei hilft dir eine passende Softwarelösung. Zum Glück gibt es mittlerweile zahlreiche Buchhaltungsprogramme, die genau darauf spezialisiert sind. Wenn du es einfach und intuitiv möchtest, eignet sich WISO MeinBüro Rechnungen besonders gut. Für komplexere Business-Anwendungen empfehlen wir WISO MeinBüro Desktop.

Rechtliche Anforderungen und Aufbewahrungspflichten

Natürlich gibt es bei der E-Rechnung auch rechtliche Anforderungen, die du beachten musst. Grundsätzlich gelten hier die gleichen Regelungen wie bei klassischen Papierrechnungen. Das bedeutet, auch E-Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten, darunter Name und Anschrift vom Empfänger und Rechnungssteller, Rechnungsdatum und -nummer, eine genaue Beschreibung der Leistung sowie den Nettobetrag, den Umsatzsteuersatz und den Bruttobetrag. Mehr zu den Pflichtangaben in Rechnungen erfährst du auch in unserm Ratgeber-Beitrag „Pflichtangaben auf Rechnungen“.

Zur Aufbewahrungspflicht: E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang in ihrem ursprünglichen Format gespeichert werden. Dabei gilt: Die Rechnung muss unverändert und jederzeit lesbar aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass du sie nicht einfach als PDF abspeichern kannst, sondern sie in dem strukturierten Datenformat archivieren musst, in dem sie erstellt worden ist.

Weil Rechnungen auch personenbezogene Daten enthalten, muss zudem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten werden. Das betrifft vor allem die sichere Übertragung und Speicherung der Rechnungen. Nutze deshalb eine verschlüsselte Übertragung und sichere Server mit Zugriffskontrollen, um die Daten deiner Geschäftskunden zu schützen.

So gelingt dir der Umstieg auf E-Rechnungen

Als Kleinunternehmer mit weniger als 800.000 € Umsatz im Jahr bleibt dir für den Umstieg auf die E-Rechnung noch Zeit bis Ende Dezember 2027. Für alle anderen Unternehmer endet die Übergangsfrist bereits am 01. Januar 2027. Bis dahin sind PDF-Rechnungen ausgedruckt oder digital nach Absprache mit dem Empfänger zulässig.

Damit der Umstieg auf E-Rechnungen reibungslos verläuft, solltest du zunächst prüfen, wie du bisher deine Rechnungen erstellst und verschickst. Nutzt du schon eine Buchhaltungssoftware, dann informiere dich, ob diese ein Update für die Erstellung von E-Rechnungen anbietet. Ansonsten lohnt es sich, verschiedene Programme zu testen, um die für dich passende Lösung zu finden.

Es ist auch wichtig, deine B2B-Mieter rechtzeitig zu informieren, dass du künftig E-Rechnungen verwenden wirst. Dabei kannst du ihnen die Vorteile erläutern, etwa die schnellere Bearbeitung und eine bessere Übersicht über alle Rechnungen.

Der Umstieg lohnt sich

Auch wenn die Pflicht zur E-Rechnung zunächst nach zusätzlicher Arbeit klingt, bringt sie dir viele Vorteile. Du sparst Zeit und Kosten bei der Verwaltung deiner Rechnungen und reduzierst gleichzeitig das Fehlerrisiko. Mit der richtigen Software kannst du den Umstieg einfach und unkompliziert gestalten.

Achte darauf, dass deine Rechnungen alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und du die Daten sicher speicherst. Wenn du diese Punkte beachtest, bleibst du rechtlich auf der sicheren Seite und profitierst von den Vorteilen der digitalen Transformation im Rechnungswesen.