Was gehört in eine Auftragsbestätigung?

Schriftliche Verträge mit den Unterschriften beider Vertragspartner sind im Geschäftsleben eher die Ausnahme. Die meisten Vertragsverhandlungen führst du mündlich, telefonisch, per E-Mail oder auch während einer Videokonferenz – oft auf Grundlage schriftlicher Angebote.

Was gehört in eine Auftragsbestätigung?

Mit deiner Auftragsbestätigung erklärst du anschließend deine Bereitschaft, den Auftrag zu den vereinbarten Liefer- und Zahlungsbedingungen zu erfüllen. Gesetzliche Anforderungen an Form und Inhalt von Auftragsbestätigungen gibt es nicht. Rechtlich gesehen ist die Auftragsbestätigung genau genommen …

• entweder die zweite Willenserklärung im Zuge von Vertragsverhandlungen (auf Grundlage eines vorliegenden schriftlichen oder mündlichen Angebots des Verhandlungspartners),
• die schriftliche Bestätigung einer zuvor selbst nur mündlich abgegebenen Willenserklärung oder auch
• die Bestätigung einer schriftlichen Auftragserteilung durch den Auftraggeber.

So oder so: Mit einer abschließenden Auftragsbestätigung vermeidest du Missverständnisse, sorgst für mehr Klarheit und stärkst deine eigene Rechtsposition.

Vorteil: Auftragnehmer

„Wer schreibt, der bleibt“ – die alte Skatregel gilt auch bei Vertragsverhandlungen und Auftragsbestätigungen. Mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung kannst du …

• den Eingang einer schriftlichen Angebotsannahme bestätigen oder nach (fern-)mündlichen Vertragsverhandlungen noch einmal alle besprochenen Vertragsinhalte zusammenfassen,
• zuvor noch nicht abschließend geregelte Liefer- und Zahlungskonditionen konkretisieren und
• ausdrücklich auf deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) verweisen. So kannst du nicht ausdrücklich geregelte Sachverhalte nachträglich in den Vertrag einbeziehen, wie z. B. Gerichtsstand oder Haftungsfragen.

Wichtig: Weicht die Auftragsbestätigung aus Sicht des Auftraggebers von der zuvor getroffenen Vereinbarung ab, ist der Vertrag grundsätzlich noch nicht zustande gekommen! In diesem Fall stellt die Auftragsbestätigung rechtlich ein neues Angebot dar, das der Auftraggeber seinerseits annehmen oder ablehnen kann.

Bitte beachte: Widerspricht der Auftraggeber einem strittigen Bestätigungsschreiben nicht, kann der Vertrag bei B2B-Geschäften trotzdem zustande kommen. Denn zwischen Kaufleuten kann Schweigen als Zustimmung zu einem Angebot gewertet werden. Die Gültigkeit des kaufmännischen Bestätigungsschreibens ist in § 362 HGB geregelt. Bei Verbrauchergeschäften gilt Schweigen hingegen nicht als Zustimmung.

Inhalte der Auftragsbestätigung

Die genauen Inhalte einer typischen Auftragsbestätigung unterscheiden sich von Branche zu Branche. Häufig enthalten Bestätigungsschreiben jedoch folgende Angaben:

• Name, Anschrift und Kontaktdaten von dir und deinem Auftraggeber,
• Menge und Bezeichnung der Waren bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
• vereinbartes Entgelt (Kaufpreis, Honorar),
• Zahlungsbedingungen (Zahlungsweise, Fälligkeit, Skonto- oder Rabattangebote),
• Lieferdatum und/oder Leistungsdatum,
• sonstige Lieferkonditionen (z. B. Versicherungs-, Fracht- und Verpackungskosten),
• Eigentumsvorbehalt und Gerichtsstand.

Verweis auf ergänzende Dokumente

Nicht jeder dieser Punkte muss ausdrücklich oder ausführlich in der Auftragsbestätigung genannt werden. Häufig wird stattdessen auf andere Dokumente Bezug genommen, zum Beispiel …

• ein zugrundeliegendes schriftliches Angebot,
• das zuvor erstellte Lastenheft des Auftraggebers,
• ein separates Pflichtenheft von dir als Auftragnehmer oder auch
• deine Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).