Wie schreibe ich eine Rechnung als Freiberufler?

Herzlichen Glückwunsch! Du hast dich als Freiberufler selbstständig gemacht. Vielleicht ist sogar schon der erste Auftrag erledigt!? Nun willst du die dazugehörige Rechnung schreiben und dir dein verdientes Honorar abholen. Für Rechnungen der freien Berufe gelten grundsätzlich dieselben Vorschriften wie für alle anderen Unternehmen.

Die Standard-Pflichtangaben

Die allgemeinen Anforderungen an korrekte Rechnungen ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Wenn du deine Rechnungen schreibst, musst du demnach die folgenden Angaben machen:

1. Dein Name und die Anschrift, unter der du deine freiberufliche Tätigkeit angemeldet hast,
2. Name und Anschrift des Empfängers der Rechnung (Kunden, Mandanten, Klienten oder Patienten),
3. deine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identnummer (mehr dazu weiter unten),
4. eine einmalig vergebene und fortlaufende Rechnungsnummer,
5. das Rechnungsdatum,
6. das Liefer- oder Leistungsdatum (monatsgenaue Angabe genügt – entscheidend ist der Monat, in dem du deine Leistung abgeschlossen hast),
7. Angaben über Art und Dauer der erbrachten Leistung,
8. nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Rechnungsbeträge und
9. der im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer-Gesamtbetrag.

Falls du Leistungen erbringst, die von der Umsatzsteuer befreit sind, gibst du außerdem den Grund für die Steuerbefreiung an:

• So sind zum Beispiel viele medizinische Leistungen gemäß § 4 Nr. 14 UStG von der Umsatzsteuer befreit.
• Auf Rechnungen umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer wird ebenfalls keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Die Kleinunternehmer-Regelung des § 19 UStG kann auch von Freiberuflern in Anspruch genommen werden. Falls du den Sonderstatus nutzen möchtest, wirfst du am besten einen Blick den Beitrag „Für wen gilt die Kleinunternehmerregelung?“

Welche Steuernummer auf die Freiberufler-Rechnung?

Bei vielen Freiberuflern ist die geschäftliche Steuernummer identisch mit der persönlichen Finanzamts-Steuernummer. Wenn du die nicht veröffentlichen möchtest, gibt es eine bewährte Alternative. Jedem Selbstständigen wird im Zuge der Anmeldung beim Finanzamt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UStIdNr.) zugewiesen.

Das gilt auch dann, wenn du sie beim Ausfüllen des „Fragebogens zur steuerlichen Erfassung“ nicht ausdrücklich beantragt hast. Falls du deine UStIdNr. nicht kennst, kannst du sie dir vom Bundeszentralamt für Steuern jederzeit mitteilen lassen.

Rechnung? Honorarnote? Liquidation?

Wie die Überschrift oder sonstige Bezeichnung einer Rechnung lautet, spielt keine Rolle. Das kannst du in § 14 Abs. 1 UStG nachlesen. Falls in deinem Beruf oder in deiner Branche also andere Bezeichnungen üblich sind, passt du die Überschrift einfach an. So wird aus deiner „Rechnung“ im Handumdrehen eine

• „Leistungsabrechnung“,
• „Honorarnote“ oder „Liquidation“,
• „Honorarrechnung“ oder „Honorarabrechnung“.

Zum Abschluss: Unser Software-Tipp für dich

Eine Rechnung zu schreiben ist kein Hexenwerk. Um jedoch sicherzustellen, dass alle Vorschriften korrekt eingehalten werden, ist es ratsam, geeignete Tools zu nutzen, wie zum Beispiel

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