Das Themenfeld Abschreibung ist nicht immer ganz leicht zu überblicken. Wenn du aber zumindest grob Bescheid weißt, wie du Abschreibungen buchen kannst, ergeben sich vielleicht interessante Möglichkeiten, deinen Jahresgewinn gezielt zu steuern. Außerdem ist das Grundprinzip der Abschreibung gar nicht so kompliziert.
Wenn du für dein Unternehmen Wirtschaftsgüter mit einem Nettowert von über 410€ anschaffen, darfst du im Jahr des Kaufs diese Betriebsausgabe nicht in voller Höhe von deinen Einnahmen abziehen. Lediglich den Wertverlust (beispielsweise durch natürlichen Verschleiß, aber auch Veränderungen der Marktsituation) setzt du über die Jahre nach und nach ab, bis du schließlich die gesamten Anschaffungskosten auf diese Weise abgesetzt hast. Aber eben zeitverzögert. Das bezeichnet man als “Abschreibung” oder “Absetzung für Abnutzung” (AfA). Geregelt wird das Ganze in § 7 EStG.
Ausgenommen davon ist die im Kaufpreis enthaltene Umsatzsteuer, die du vollständig absetzen kannst, wenn du deine Umsatzsteuervoranmeldung machst.
Typische Beispiele für solche Güter sind Fahrzeuge, technische Geräte, Maschinen und Anlagen, aber auch Einrichtungsgegenstände für dein Büro.
Die Zeiträume für einen Abschreibungsvorgang richten sich für gewöhnlich nach der “betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer” eines Wirtschaftsguts. Damit Unternehmen die Nutzungsdauer ihrer Güter nicht völlig willkürlich angeben, veröffentlicht das Bundesfinanzministerium sogenannte Abschreibungstabellen oder AfA-Tabellen, die eine grobe Richtschnur für die Nutzungsdauer liefern sollen.
Die AfA-Tabellen sind nicht rechtlich bindend. Wenn du dich aber an diese Richtwerte hältst, bist du auf der sicheren Seite und vermeidest unangenehme Nachfragen durch Steuerprüfer.
Üblicherweise werden Abschreibungen nach der Methode der linearen Abschreibung berechnet. Dabei werden die Anschaffungskosten gleichmäßig auf die Nutzungsdauer in Jahren verteilt. Im Anschaffungsjahr selbst schreibst du nur die “genutzten Monate” ab.
Beispiel:
Im Juli 2017 schaffst du ein neues Kopiergerät für dein Büro an. Die Kosten belaufen sich auf EUR 4.165. Da für die Abschreibung nur der Nettowert relevant ist, ziehen wir 19% Umsatzsteuer ab (zur Erinnerung: Auch hier bist du ganz normal zum Vorsteuerabzug berechtigt!). Es ergibt sich ein Wert von etwa EUR 3.500.
Laut der AfA-Tabelle AV beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Kopiergeräte sieben Jahre. Die EUR 3.500 werden also auf diese sieben Jahre verteilt. Der jährliche Abschreibungsbetrag beläuft sich demnach auf EUR 3.500 / 7 Jahre, das sind EUR 500 pro Jahr.
Da du den Kopierer im Anschaffungsjahr in 6 von 12 Monaten nutzet, reduziert sich die zulässige Abschreibung für 2017 auf die Hälfte, also EUR 250. Die restlichen EUR 250 darfst du noch im 8. Nutzungsjahr geltend machen.
Hinweis: Bis vor einigen Jahren konnte auch die Methode der „degressiven Abschreibung“ angewandt werden, doch aktuell ist das nicht zulässig.
Bei bestimmten Gütern kommt es zu starken Schwankungen der Nutzung. In diesem Fall ist die Methode der leistungsbezogenen Abschreibung sinnvoll. Ein klassisches Anwendungsbeispiel sind Fahrzeuge.
Beispiel:
Nehmen wir an, du hast für netto EUR 50.000 einen LKW angeschafft. Du nimmst an, dass dieser LKW eine Gesamtfahrleistung von 200.000 Kilometern erbringen wird. Seine nutzungsbedingte Wertminderung beträgt daher EUR 0,25 pro Kilometer (EUR 50.000 durch 200.000 km). Für die jährliche Abschreibung des LKW zählen die tatsächlich gefahrenen Kilometer.
Diese Form der Abschreibung ist genehmigungspflichtig. Außerdem musst du die jährliche Fahrleistung nachweisen, wofür du ein Fahrtenbuch verwenden kannst.
Wenn der Wert eines Wirtschaftsguts durch besondere Umstände dauerhaft gemindert wird, darfst du außerplanmäßige Abschreibungen vornehmen. In Bezug auf unser Beispiel könnte das so aussehen:
Bereits nach 4 Jahren geht das Kopiergerät kaputt und kann nicht mehr repariert werden. Im Rahmen einer außerplanmäßigen Abschreibung kannst du den noch nicht abgeschriebenen Anschaffungswert der verbleibenden Jahre vollständig abschreiben: EUR 500 * 3 = EUR 1.500.
Damit deine Abschreibungsvorgänge klar ersichtlich bleiben können, führst du ein Anlagenverzeichnis, in dem du alle Vermögenswerte deines Betriebs auflistest, die du dauerhaft nutzt und deren Anschaffungskosten du nicht direkt von der Steuer absetzen kannst, sondern wie oben beschrieben abschreiben musst.
Du übermittelst es mit deiner Einkommensteuererklärung auch dem Finanzamt.
Dein Anlagenverzeichnis und die dazugehörenden Abschreibungen verwaltest du mit WISO MeinBüro im Handumdrehen. Folgende Programme stehen dafür zur Auswahl:
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