Machen wir es kurz: Nein, eine Buchhaltungssoftware ist in Deutschland für Kleinunternehmer nicht vorgeschrieben. Viele Kleinunternehmer, insbesondere Einzelunternehmer oder Freiberufler, kommen aktuell noch mit einfachen Mitteln wie Excel oder einem Haushaltsbuch-artigen System aus, solange sie den Überblick behalten.
Es gibt jedoch ein großes „Aber“: Denn seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmer in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Ab 2027 dürfen Rechnungen an Geschäftskunden grundsätzlich nur noch im strukturierten E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. Klassische PDF-Rechnungen oder Papierformate reichen dann nicht mehr aus – sie gelten schlicht nicht mehr als ordnungsgemäß.
Gerade für Kleinunternehmer bedeutet das: Wer regelmäßig Rechnungen an andere Unternehmen stellt, muss sich auf neue technische Anforderungen einstellen. Eine händisch erstellte Rechnung in Word oder Excel genügt künftig nicht mehr. Stattdessen braucht es ein System, das den geforderten Standard automatisch erzeugen kann.
Hier kommt dann doch die Buchhaltungssoftware ins Spiel. Moderne Lösungen übernehmen nicht nur die Rechnungserstellung, sondern bieten bereits heute E-Rechnungsformate an, die rechtssicher alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Damit entfällt die Sorge, versehentlich falsche oder nicht mehr zulässige Formate zu verschicken. Gleichzeitig können solche Tools Rechnungen direkt aus der Anwendung per sichere E-Mail an den Kunden senden, was nicht nur rechtskonform, sondern auch zeitsparend ist. Dies ist insbesondere nach den ersten Fällen durch Hacker manipulierter E-Rechnungen von Bedeutung. Diese nutzten die Sicherheitslücke unverschlüsselter Mail-Programm um E-Rechnungen nach vermeidlichen Versand zu ändern und mit anderen IBAN-Nummern zu versehen. WISO MeinBüro nutzt sichere und in Deutschland gehostete Mailserver der Firma Buhl für den sicheren Versand von E-Rechnungen.
Darüber hinaus helfen Buchhaltungsprogramme dabei, den Überblick zu behalten: Offene Forderungen, Zahlungseingänge, Umsatzentwicklungen oder steuerlich relevante Daten sind auf einen Blick verfügbar. Auch die GoBD-konforme Archivierung – also die ordnungsgemäße, revisionssichere Aufbewahrung aller Dokumente – ist integriert. So lassen sich nicht nur gesetzliche Pflichten leichter erfüllen, sondern auch betriebliche Abläufe professionalisieren.
Selbst wenn ein Kleinunternehmer aktuell noch nicht zur E-Rechnung verpflichtet ist – etwa, weil er ausschließlich an Privatkunden verkauft oder von der Übergangsfrist Gebrauch macht –, lohnt es sich, rechtzeitig umzusteigen. Die Einführung einer Buchhaltungssoftware sorgt dafür, dass der Betrieb digital anschlussfähig bleibt und flexibel auf zukünftige Anforderungen reagieren kann. Wer heute digital arbeitet, muss morgen nicht hektisch umstellen.
Letztlich geht es nicht nur um Pflichterfüllung, sondern auch um Effizienz und Sicherheit. Eine gute Software nimmt Arbeit ab, reduziert Fehler und schafft Freiraum für das Wesentliche: das eigentliche Geschäft.
| Zeitraum | Regelung |
| ab 01.01.2025 | Alle Unternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| 2025–2026 | Übergangsfrist: Noch dürfen Papier- und PDF-Rechnungen verschickt werden (wenn der Empfänger zustimmt). |
| ab 01.01.2027 | Pflicht zur ausnahmslosen E-Rechnung bei B2B-Umsätzen innerhalb Deutschlands. |
Eine Buchhaltungssoftware ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber bestimmte Unternehmer unterliegen strengeren Buchführungspflichten, bei denen eine Software faktisch unverzichtbar wird. Es kommt also darauf an, welche Rechtsform du hast, wie hoch dein Umsatz ist und ob du bilanzieren musst.
Hier ein klarer Überblick:
Alle Unternehmer, die bilanzierten Jahresabschluss führen müssen (statt der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung), benötigen strukturierte Buchführung. Eine Software ist hier zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber praktisch unumgänglich.
Das betrifft u. a.:
Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, UG, AG) – immer bilanzierungspflichtig, unabhängig vom Umsatz.
Personenhandelsgesellschaften (z. B. OHG, KG) – ebenfalls bilanzierungspflichtig.
Einzelunternehmer, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten (siehe unten).
Einzelunternehmer und Freiberufler sind grundsätzlich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) berechtigt – also einer vereinfachten Buchführung –, außer sie überschreiten:
Umsatz > 600.000 € im Jahr oder
Gewinn > 60.000 € im Jahr
Dann gilt: Buchführungspflicht mit Bilanz – und das ist ohne Software kaum praktikabel.
