Du benötigst für deine Betriebsausgaben einen Nachweis, hast aber die Quittung verloren oder erst gar keinen Nachweis für deine Zahlung erhalten? Kein Grund zur Panik, denn in den meisten Fällen kannst du als ausreichenden Nachweis einen Eigenbeleg erstellen und den Betrag auf diese Weise doch noch als Betriebsausgabe ansetzen.
In diesem Beitrag erklären wir, welche Gründe es für fehlende Belege gibt, in welchen Fällen Eigenbelege vom Finanzamt akzeptiert werden, wie ein Eigenbeleg aussehen und welche Angaben er enthalten muss.
Das Fehlen eines Buchungsbelegs kann die verschiedensten Ursachen haben, zum Beispiel:
Grundsätzlich kannst du dem Finanzamt gegenüber mit einem Eigenbeleg die betriebliche Veranlassung einer Ausgabe nachweisen. Das Ganze muss aber in jedem Fall transparent und plausibel bleiben. Wenn du ständig für jede erdenkliche Ausgabe einen Eigenbeleg erstellst, wird ein Steuerprüfer gerne mal skeptisch. Daher sollten Eigenbelege eine Ausnahme bleiben und nicht zum Regelfall für dein Unternehmen werden.
Falls es doch mal unumgänglich sein sollte, dass du einen Eigenbeleg erstellst, solltest du Sammelbelege in jedem Fall vermeiden. Schreibe für jeden Einzelbetrag einen gesonderten Beleg. Auch allzu große Beträge solltest du an dieser Stelle vermeiden. Trinkgelder oder kleinere Anschaffungen sollten kein Problem darstellen, wenn sie wie gesagt nicht zu häufig auf deinen Eigenbelegen auftauchen. Eine offizielle Grenze für die Höhe eines Betrags, der auf einem Eigenbeleg auftauchen darf, gibt es allerdings nicht.
Empfehlenswert ist es außerdem, deinen Eigenbeleg zeitnah und nicht erst Wochen nach der betreffenden Zahlung auszustellen.
Zum Beispiel: Du hast für 98,95 € in bar einen Rollcontainer für dein Büro gekauft, aber auf dem Parkplatz des Möbelhauses leider die Quittung verloren. Damit du die knapp 100 Euro dennoch steuerlich geltend machen kannst, schreibst du dir einfach deinen eigenen Beleg.
Es gibt keine genauen inhaltlichen oder formalen Vorschriften, wie ein gültiger Eigenbeleg auszusehen hat, damit er vom Finanzamt akzeptiert wird. Dennoch solltest du an folgende Angaben denken, wenn du einen Eigenbeleg erstellst:
Wir haben uns nach diesen Vorgaben einen Eigenbeleg erstellt, unterschrieben und anschließend eingescannt, um das Dokument als zusätzliche Sicherung auch digital abzulegen:
Zudem sind wir in unserem Beispiel von einer Barzahlung ausgegangen. Sofern der Rollcontainer mit EC-Karte bezahlt wurde, vereinfacht das die Sachlage noch weiter. In diesem Fall kannst du einfach den Verlust der Quittung zusammen mit Datum und Unterschrift auf einer Notiz festhalten und diese gemeinsam mit dem passenden Kontoauszug ablegen. Auch handschriftliche Eigenbelege sind möglich.
Genau wie externe Belege und Rechnungen müssen Sie Ihre Eigenbelege zehn Jahre lang aufbewahren. Berücksichtigen Sie in Ihrer Belegablage unbedingt die inzwischen bedingungslos gültigen GoBD-Anfoderungen! Um Ihnen an dieser Stelle das Leben leichter zu machen, haben wir diese Checkliste für GoBD-konforme Software für Sie zusammengestellt.
Außerdem noch ein wichtiger Hinweis: Die im Betrag enthaltene Umsatzsteuer können Sie nicht als Vorsteuer geltend machen. Dafür wird eine ordentliche Rechnung vorausgesetzt.
