Als Unternehmer oder Unternehmerin kommst du um das Thema Buchführung einfach nicht herum. Dabei ist die „Ordnungsgemäße Buchführung“ entscheidend für den Überblick über deine Finanzen und die Erfüllung steuerlicher Pflichten. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) legen fest, wie du deine Buchhaltung korrekt und rechtssicher führst. Du sicherst dich damit für den Fall ab, dass das Finanzamt irgendwann deine Bücher prüft oder Belege fordert. Außerdem hilfst du dir mit sauber geführten Büchern selbst, denn sie verhindern den geschäftlichen Blindflug.
GoBD ist eine Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Auch wenn es so klingen mag: Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Anweisung der Finanzverwaltung an die Dienststellen und Mitarbeiter der Finanzämter. Sie werden vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Allerdings beruhen sie auf einem Steuergesetz. Ihr Kern sind die Paragrafen 140 bis 148 der Abgabenordnung, vor allem die „Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen“ (§ 146 AO).
Auch sonst gibt es gute Gründe für Selbständige, die Regelungen zumindest im Überblick zu kennen und umzusetzen. Das Finanzamt nimmt sie als Maßstab, ob es deiner Buchführung grundsätzlich vertraut und deinen Steuerangaben Glauben schenkt. Umgekehrt wird es die Zahlen und Angaben in Zweifel ziehen, wenn die Buchführung klar gegen die GoBD verstößt. Im Extremfall schätzt es dann deinen Gewinn und Umsatz. Das führt fast immer zu deutlich höheren Steuern.
Man kann es auf einen einfachen Nenner bringen. Du bist selbstständig? Dann betreffen dich die GoBD. Sie sind für alle Selbstständigen und Unternehmen relevant, unabhängig vom Umsatz, Gewinn oder der Anzahl der Beschäftigten. Die GoBD gelten außerdem unabhängig von der Rechtsform und damit für Einzelunternehmer wie für eine GmbH oder AG. Das umfasst bilanzierungspflichtige Unternehmen wie kaufmännische Betriebe ebenso wie Einzelselbstständige, die eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen. Selbst von Teilzeit-Selbstständigen wird die Einhaltung der GoBD erwartet. Immerhin darf das Finanzamt bei umsatzsteuerlichen Kleinunternehmern die „Erfüllung der Anforderungen … auch mit Blick auf die Unternehmensgröße“ bewerten. Sprich: Es kann in ihrem Fall ein Auge zudrücken.
Die GoBD geben selten konkrete Anweisungen. So schreiben sie keinen bestimmten Kontenrahmen für die Buchungen vor. Sie legen auch die Struktur der Datensätze nicht fest. Die Grundsätze sind eher abstrakt gehalten. Das macht die Umsetzung zunächst einmal schwieriger. So steht dort zum Beispiel „Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen.“ Praktisch folgt daraus, dass du eine offene Barkasse führen darfst, wenn du auf dem Markt oder hinter dem Tresen deines Ladengeschäfts stehst und viele Dinge von kleinerem Wert an ständig wechselnde Kundschaft gegen bar verkaufst. Dann genügt ein Kassenbuch. In allen anderen Fällen solltest du jeden Verkauf einzeln erfassen. Wer diesen Kontext nicht hat, kann die GoBD-Anweisung kaum korrekt verstehen.
Trotzdem sind die Grundsätze nicht nur von theoretischem Interesse. Sie liefern Prinzipien für die Praxis, an die Selbstständige sich halten können und sollten. Dazu gehört – auf unser Beispiel bezogen – dass jeder einzelne Geschäftsvorgang in der Buchführung auftauchen muss, soweit das zumutbar ist. Andere Grundsätze besagen, dass die Aufzeichnung der Geschäftsvorgänge richtig, nachvollziehbar und nachprüfbar geschehen soll, dass sie vollständig, zeitnah und fortlaufend erfasst werden müssen und dass eine spätere Veränderung der Aufzeichnungen nicht unbemerkt bleiben darf.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung sind zentrale Forderungen der GoBD. Schließlich wurde sie für Betriebsprüfer geschrieben. Diese erwarten, dass sowohl die Buchführungsdaten zu einzelnen Buchungen als auch die Abläufe insgesamt kontrollierbar sind. Ein wichtiger Teil der Nachprüfbarkeit ist das Belegprinzip: Keine Buchung darf ohne Beleg bleiben. Jeder Betriebseinnahme oder -ausgabe sollte eine Rechnung, Quittung oder ein Kassenbon zugeordnet sein. Manchmal ist es auch ein Vertragsdokument, etwa bei Mietzahlungen. Zur Not tut es ein Eigenbeleg.
Nachvollziehbar bedeutet: Ein Prüfer muss deine Buchführung verstehen können, ohne sich durch ein mehrmonatiges Praktikum mit deinem selbstentwickelten Ablage- und Buchungssystem vertraut zu machen. Ein wichtiger Aspekt ist damit die Verfahrensdokumentation. Du solltest in einem eigenen Dokument festhalten, wie die Abläufe in deiner Buchführung aussehen, welche Arbeitsschritte die von dir verwendete Software erfordert und wie die Daten zum Beispiel vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. So sollte die Verfahrensdokumentation etwa den Umgang mit Belegen darstellen: Wie, von wem und wann diese gescannt bzw. importiert werden, welche Informationen das System dabei erfasst und wie sie den Buchungen zugeordnet werden.
Außerdem muss die Integrität der Daten während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gewährleistet sein. Das stellt Anforderungen an die Speichertechnologie und die IT-Sicherheit. Schließlich hat das Buchhaltungsarchiv revisionssicher und migrationsbeständig zu sein. Revisionssicherheit bedeutet, dass jede Veränderung an den Daten vom System aufgezeichnet wird. Dadurch werden unbemerkte, nachträgliche Manipulationen vermieden. Migrationsbeständig ist die Speicherung, wenn selbst nach einem Wechsel der IT-Systeme oder der Dienstleister die alten Buchhaltungsvorgänge jederzeit abrufbar sind. Dazu muss beispielsweise zusätzlich zur Festplatte mit dem Buchhaltungsarchiv auch eine Installation der früher verwendeten Buchhaltungssoftware einsatzbereit bleiben.
Wie schon gesagt: Jeder Geschäftsvorgang muss erfasst werden, nur für eine Bargeldkasse gelten Ausnahmen. Zur Vollständigkeit gehört außerdem, dass alle relevanten Dokumente zu den einzelnen Geschäftsvorgängen archiviert werden. Das können zum Beispiel geschäftliche E-Mails, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine sein. Weitere Beispiele sind Kassenaufzeichnungen oder Kassenbücher, Bewirtungsbelege mit vollständigen Angaben oder Unterlagen zu den Nebenkosten der Gewerbeimmobilie. Außerdem müssen gesonderte Aufzeichnungs- und Mitteilungspflichten beachtet werden, zum Beispiel in Bezug auf elektronische Kassensysteme oder bei Fahrtenbüchern zu Geschäftswagen.
Für die Buchung und Aufzeichnung unbarer Vorgänge lassen die GoBD eine Frist von zehn Tagen. Kassenvorgänge in bar müssen täglich festgehalten werden. Außerdem müssen sämtliche Geschäftsvorgänge so erfasst sein, dass sowohl ihr Datum als auch der Zeitpunkt der Erfassung in der Buchhaltung feststellbar sind.
Dieser Punkt ist der Grund dafür, dass eine Buchführung mit Tools wie Word oder Excel oder aus einem Ordner nur aus PDF-Unterlagen vom Finanzamt nicht anerkannt wird. Schließlich lassen sich solche Dokumente im Nachhinein leicht ändern, ohne dass es Spuren hinterlässt. Und genau das muss bei einer GoBD-konformen Buchführung ausgeschlossen sein. Deshalb enthalten seriöse Buchführungsprogramme wie WISO MeinBüro eine Journal-Funktion, die jede Änderung der Daten, Zahlen und Dokumente protokolliert. Das Logfile können die Anwender nicht verändern. Damit ist die Software revisionssicher und entspricht den Anforderungen.
Früher wurden Belege und Aufzeichnungen von manchen Selbstständigen einfach in einem Schuhkarton gesammelt. Das war schon damals keine geordnete Buchführung. Entsprechend gilt auch heute, dass Buchungen und Belege geordnet sein müssen.
Vorgänge sollten sich sowohl in zeitlicher Abfolge als auch über sinnvolle Buchführungskonten identifizieren lassen. Ein Prüfer muss jederzeit den gesamten Vorgang in beide Richtungen nachvollziehen können: vom Verkauf bis zur Buchung oder umgekehrt.
Zwei wichtige Aspekte der Geordnetheit sind die Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit. Einfach ausgedrückt: Es darf nicht dazu kommen, dass ein bestimmter Beleg in der großen Masse an digitalen Unterlagen komplett untergeht und nicht mehr auffindbar ist.
Wer alle Unterlagen in einem großen Ordner ablegt, ohne weitere sachliche oder zeitliche Gliederung, hat damit keine GoBD-konforme Buchführung und kann dem Prüfer bei der digitalen Steuerprüfung die angeforderten Daten nicht in der gewünschten Auswahl zukommen lassen. Mehr noch: Seit einiger Zeit hat die Finanzverwaltung von vornherein das Recht, Buchführungsdaten, die nicht nach Maßgabe ihrer digitalen Schnittstellen überliefert werden, als nicht beweiskräftig einzustufen.
Mit WISO MeinBüro als Buchhaltungssoftware bist du auch in Bezug auf die GoBD-Umsetzung optimal aufgestellt. Das Programm ist revisionssicher und darauf ausgelegt, die Einhaltung der Grundsätze einfach zu machen. Dabei sind die MeinBüro-Produkte bedienfreundlich, praxistauglich und werden im Handumdrehen zum täglichen Helfer im Geschäftsalltag.
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