Zugegeben: Spesenabrechnungen machen Arbeit. Sie können sich aber auch lohnen. Vor allem aber schärfen sie die Sinne für die vielen projektbezogenen Ausgaben im Freelancer- und Unternehmeralltag. Schließlich stellen freiberufliche und gewerbliche Dienstleister ihren Kunden nicht nur ihre Arbeitskraft oder ihre Arbeitsergebnisse zur Verfügung.
Mit unternehmerischen Tätigkeiten sind oft eine Menge Nebenleistungen und Auslagen verbunden. Denke aber an:
Werden solche Ausgaben nicht an den Kunden weitergereicht, schmälern sie zwangsläufig das Honorar des Dienstleisters. Grund genug, den Zusatzaufwand von vornherein bei Vertragsverhandlungen mit zu berücksichtigen.
Spesen sind weit mehr als bloß die Ausgaben für Reisen & Speisen: Wie viele andere Buchhaltungs-Begriffe stammt die Bezeichnung Spesen aus dem italienischen: Spesa sind (Betriebs-)Ausgaben im weitesten Sinne. Der lateinische Ursprung des Wortes (expensum) findet sich im Englischen expenses (= Kosten) wieder.
Die gute Nachricht: An die pingeligen Reisekostenvorschriften, die du aus deiner Zeit als Angestellter kennen, brauchst du sich als Selbstständiger nicht (unbedingt) zu halten. Denn hierzulande herrscht Vertragsfreiheit. Das bedeutet, bei deinen Spesenvereinbarungen mit Auftraggebern musst du dich also nicht an den kleinlichen und komplizierten steuerlichen Reisekostenvorschriften orientieren!
So ist zum Beispiel die Erstattung des „Verpflegungsmehraufwands“ nicht auf die knausrigen steuerlichen Verpflegungspauschalen beschränkt. Wenn du etwa im Zuge einer Projektpräsentation in einer Nobelherberge absteigst und dort opulent speisen, darf der Auftraggeber dir die Ausgaben in voller Höhe erstatten. Vorausgesetzt natürlich, du bist deinem Kunden diese Zusatzausgabe wert. 😊
Mit anderen Worten: Die Frage ist nicht, ob und in welcher Höhe Ausgaben für Nebenleistungen erstattet werden dürfen, sondern wie sie abgerechnet werden. Hier kommt das Steuerrecht allerdings doch wieder ins Spiel: Denn je nachdem, wie du deine Spesenabrechnung vornimmst, sind deine Nebenleistungen umsatzsteuerfrei oder umsatzsteuerpflichtig.
Im Prinzip gibt es drei Möglichkeiten:
Welche dieser Varianten zu bevorzugen ist, hängt von Anzahl und Umfang der Nebenleistungen im Verhältnis zum Auftragswert ab. Festgelegt auf eine bestimmte Abrechnungsart sind Sie nicht: Du kannst die Art der Spesenabrechnung von Fall zu Fall mit deinem Auftraggebern frei vereinbaren.
Die unbürokratische Variante 1 ist bei den meisten Auftraggebern besonders beliebt. Für beide Vertragspartner bedeutet die Lösung die wenigste Arbeit:
Der Auftragnehmer verzichtet auf die separate Berechnung von Reisekosten und anderen Nebenleistungen. In den Stunden- oder Tagessätzen sind sämtliche Auslagen und Nebenleistungen bereits enthalten. Diskussionen um Spesenbudgets, Abrechnungsverfahren und Nachweise können sich die Beteiligten sparen.
Deinen projektbezogenen Aufwand darfst du selbstverständlich trotzdem als Betriebsausgabe in deinem eigenen Unternehmen geltend machen. Dabei musst du allerdings die gesetzlichen Reisekostenvorschriften berücksichtigen.
Rund-um-sorglos-Honorarpakete sind aber nur praktikabel, wenn du deinen Aufwand …
Gelegentliche Ausreißer lassen sich dabei durch geringere Aufwendungen bei anderen Aufträgen ausgleichen. Falls du jedoch keinen oder nur wenig Einfluss darauf hast, welche Nebenleistungen erforderlich sind, kommen Inklusiv-Honorare nicht infrage. Wenn zum Beispiel der Kunde entscheidet, wie oft und wie lange du vor Ort anwesend sein musst, führt an differenzierten Spesenabrechnungen kein Weg vorbei.
Du darfst deine Reisekosten und sonstige Spesen deinen Kunden, wie eigene Leistungen, in Rechnung stellen. In welcher Form du deine Auslagen abrechnen und ob du Nachweise erbringst, kümmert den Gesetzgeber nicht: Das kannst du frei mit deinem Kunden aushandeln.
Bitte beachte: Falls dein Auftraggeber auf Spesennachweisen besteht, lege deinen Rechnungen Kopien bei. Die Originalbelege darfst du bei dieser Abrechnungsvariante nicht aus der Hand geben: Die brauchst du für deine eigene Gewinnermittlung und Steuererklärung als Nachweise deiner Betriebsausgaben.
Praxistipp: Um eine Doppelbesteuerung mit Umsatzsteuer zu vermeiden, darfst du die Nettobeträge deiner Fahrt-, Übernachtungs- und sonstigen Kosten an den Auftraggeber weiterreichen. Dadurch fällt die finanzielle Belastung deines Kunden etwas geringer aus als beim Weiterreichen des Bruttobetrages. Für welche Variante der Weiterbelastung du dich entscheidest, bleibt rein rechtlich dir überlassen.
Nicht frei bist du dagegen bei der Wahl des Umsatzsteuersatzes. Auf die Höhe der selbst bezahlten Vorsteuer kommt es dabei nicht an. Entscheidend ist vielmehr der Steuersatz der abgerechneten Hauptleistung:
Erbringt ein Selbstständiger in ein und derselben Rechnung Leistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätze, sind die Spesen entsprechend aufzuteilen.
Bei Variante 3 erfolgt die Spesenabrechnung in Form des Auslagenersatzes: Hier reichst du die Belege deiner Spesenausgaben im Original an deinen Auftraggeber weiter. Im Gegenzug bekommst du deine Auslagen erstattet.
Das Prinzip kennst du vermutlich von den Reisekostenabrechnungen aus deiner Angestelltenzeit: Du bezahlst die anfallenden Reise- und sonstigen Kosten zunächst aus der eigenen Tasche. Anschließend lässt du dir deinen Aufwand in nachgewiesener Höhe von deinem Auftraggeber ersetzen. Umsatzsteuer musst du in diesem Fall auf deine Nebenleistungen nicht aufschlagen. Die ist in Ihren Spesenquittungen ja bereits enthalten.
Damit die Ausgaben beim Auslagenersatz als Vorsteuer und Betriebsausgaben steuerlich anerkannt werden, machen Auftraggeber oft genaue inhaltliche und formale Vorgaben. Insbesondere müssen die Belege auf den Namen des Auftraggebers ausgestellt sein und im Original an den Kunden ausgehändigt werden.
Bitte beachte: Welche Abrechnungsvariante für dich in welcher Situation einfacher oder vorteilhafter ist, besprichst du am besten mit deinem Steuerberater. Der kann dir auch sagen, ob es in deiner Branche besondere Spesen-Gepflogenheiten gibt. So enthalten zum Beispiel die Gebührenordnungen mancher freien Berufe genaue Vorschriften über die Art und Höhe erstattungsfähiger Auslagen.
