☝ Besonderheiten von Teil- und VorauszahlungenEs gibt viele verschiedene Formen von Teil- und Vorauszahlungen:
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Grundsätzlich ist die Bezahlung von Waren, Werken und Dienstleistungen erst nach Lieferung, Abnahme oder komplett erbrachter Leistung fällig. Dadurch tragen Lieferanten und Leistungserbringer oft ein großes Finanzierungsrisiko. Daher sind in vielen Branchen Abschlags- und Teilzahlungen üblich. Auf diese Weise wird das Risiko fairer verteilt.
Sobald die Teillieferungen erfolgt oder die vereinbarten Leistungen für einen Zeitraum erbracht sind, werden in der Abschlagsrechnung zunächst die erledigten Leistungen in Rechnung gestellt. Bei Erreichen des nächsten Meilensteins folgt dann die zweite Abschlagsrechnung bzw. Teilrechnung. Die zulässige Anzahl von Teil- und Abschlagszahlungen ist nicht begrenzt.
In der abschließenden Schlussrechnung wird dann die gesamte Leistung unter Einbeziehung der bereits gestellten Abschlagsrechnungen abgerechnet und die Höhe der noch ausstehenden Restforderung ermittelt.
Eine Schlussrechnung muss alle Bestandteile einer ordentlichen Rechnung enthalten. Besonders wichtig sind die Umsatzsteuer-Anteile der einzelnen Positionen. Hier lauert eine häufige Fehlerquelle.
Denn in den Abschlagsrechnungen wurde ja bereits die Umsatzsteuer ausgewiesen. Und auf dieser Grundlage konnte der Kunde seinen Vorsteuerabzug geltend machen. Deshalb müssen in einer Schlussrechnung auch die Umsatzsteuerbeträge aller vorangegangenen Abschlags- und Teilrechnungen aufgeführt sein.
Außerdem muss aus der endgültigen Abrechnung der restliche Umsatzsteuerbetrag hervorgehen, der vom Kunden abschließend noch zu zahlen ist. Kommt es an dieser Stelle zu Fehlern, muss der Leistungserbringer die Umsatzsteuer unter Umständen doppelt ans Finanzamt abführen.