Aufbewahrungsfristen: Diese Dokumente kannst du gefahrlos entsorgen

Als Selbstständiger oder Unternehmer solltest du unbedingt die Aufbewahrungsfristen für wichtige Dokumente im Blick behalten, wenn du finanzielle Nachteile vermeiden willst. Falls du Unterlagen zu früh löschst oder wegwirfst, kann das Finanzamt eine Schätzung vornehmen. Um solchen Ärger zu vermeiden, findest du hier die wichtigsten Grundlagen zu den aktuellen Aufbewahrungsfristen (Stand 2024):

Für wen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen?

Die grundlegenden Aufzeichnungspflichten für Selbstständige und Unternehmer ergeben sich aus § 147 Abgabenordnung und § 14b Umsatzsteuergesetz. Falls du buchführungspflichtig bist und/oder im Handelsregister eingetragen bist, gelten für dich außerdem die weitergehenden Bestimmungen des § 257 HGB.

Bitte beachte: Je nach Branche musst du unter Umständen längere Aufbewahrungspflichten einhalten. Das gilt beispielsweise für Mediziner oder Architekten. Die Details besprichst du am besten mit deinem Steuerberater oder erkundigst dich bei deinem Berufs- oder Branchenverband. Für Privatpersonen gibt es nur in wenigen Fällen Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel für Rechnungen zu Grundstücksgeschäften und Bauaufträgen (§ 14b Abs. 1 UStG). Es ist jedoch auch im privaten Bereich sinnvoll, wichtige Unterlagen länger aufzubewahren, etwa Sozialversicherungsnachweise oder Steuerbescheide.

Wie lange muss welches Dokument aufbewahrt werden?

Im Geschäftsleben unterscheidet der Gesetzgeber zwischen einer 6- und 10-jährigen Aufbewahrungsfrist:

• 10 Jahre lang musst du Eröffnungsbilanzen, Bücher, Jahresabschlüsse, Rechnungen, Quittungen und andere Buchungsbelege sowie Inventur- und Lohnsteuerunterlagen verwahren.
• 6 Jahre lang musst du alle übrigen steuerlich relevanten Unterlagen sowie Handels- und Geschäftsbriefe aufbewahren, wobei eingehende Geschäftspost auf Papier im Original erhalten bleiben muss, während ausgehende Geschäftspost in Kopie archiviert werden kann. Auch E-Mails oder WhatsApp-Nachrichten können als Handels- und Geschäftsbriefe gelten – entscheidend sind Inhalt und Funktion, nicht die äußerliche Form.
• Lieferscheine kannst du entsorgen, sobald du die dazugehörige Rechnung verschickt oder erhalten hast.

Wann beginnt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist startet in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem …

• der Beleg oder die Aufzeichnung entstanden oder aber
• die letzte Eintragung im Dokument gemacht worden ist.

Für Ein- und Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2023 läuft die Aufbewahrungsfrist in der Regel von Anfang 2024 bis Ende 2033. Entsorgen darfst du Abrechnungsunterlagen demnach frühestens am 1. Januar 2034.

Etwas anders verhält es sich mit dem Jahresabschluss für 2023: Wenn du den zum Beispiel im Juli 2024 fertigstellst, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist erst nach Ablauf des Jahres 2021. Sie dauert dann von 2025 bis einschließlich 2034. Entsorgen darfst du den Jahresabschluss des Jahres 2023 daher frühestens am 1. Januar 2035.

Was bedeutet das für den Frühjahrsputz 2024?

Rückwärts gerechnet bedeutet das:

• Seit dem 1. Januar 2024 kannst du beispielsweise die Rechnungen aus dem Jahr 2013 vernichten.
• Dasselbe gilt für Bücher und Aufzeichnungen mit der letzten Eintragung aus 2013 oder Jahresabschlüsse, die bis zum 31. Dezember 2013 oder früher erstellt wurden (Ende der 10-jährigen Frist).
• Geschäftspost, die bis einschließlich 31. Dezember 2017 eingegangen oder verschickt wurde, kannst du seit Jahresbeginn 2024 ebenfalls entsorgen (Ende der 6-jährigen Frist).

Praxistipp: Eine alphabetische Liste geschäftlicher Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist im Jahr 2024 abgelaufen ist, hat die IHK Essen veröffentlicht.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, es gibt Ausnahmen von den genannten Aufbewahrungsfristen:

• Falls das betreffende Wirtschaftsjahr in der Zwischenzeit Gegenstand von Steuerprüfungen oder laufenden Gerichtsverfahren ist, kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern. Ab der Ankundigung einer Außenprüfung dürfen die Dokumente aus dem Prüfzeitraum nicht mehr entsorgt werden.
• Zudem müssen bestimmte Berufsgruppen, wie oben erwähnt, längere Aufbewahrungsfristen beachten.

Die Einzelheiten klärst du am besten mit deinem Anwalt oder Steuerberater oder fragst bei deinem Berufs- oder Branchenverband nach.

In welcher Form müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Die Form der Unterlagen spielt keine Rolle. Die Aufbewahrungspflichten gelten sowohl für:

• konventionell gedruckte oder geschriebene Unterlagen,
• elektronische Dokumente (z. B. im PDF-Format) sowie
• E-Mails, Chat- bzw. WhatsApp-Nachrichten oder Fax-Sendungen.

Die Archivierung in elektronischer Form entspricht der GoBD und reicht aus, um die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen. Ausgenommen davon sind neben bestimmten Zolldokumenten nur Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen. Du musst also ursprünglich elektronisch übermittelte Dokumente nicht extra ausdrucken. Es reicht, sie in digitaler Form zu archivieren, solange sie bei Bedarf auf dem Bildschirm lesbar sind, z. B. bei einer Steuerprüfung (§ 147 Abs. 2 AO).

Betriebsprüfer des Finanzamts haben bei einer Außenprüfung Anspruch auf Zugang zur Buchhaltungssoftware, um auf digital gespeicherte Geschäftsunterlagen zuzugreifen. Alternativ können sie verlangen, dass die benötigten Dokumente exportiert und bereitgestellt werden. Falls du deine Buchführungssoftware wechselst, musst du nach fünf Kalenderjahren die Daten nur noch auf Datenträgern bereithalten. Eine weitere Zugangsmöglichkeit der Prüfer zum früher genutzten System ist dann nicht mehr verpflichtend (§ 147 Abs. 6 AO). Dies gilt für Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist im Jahr 2020 begonnen hat.