Geldwerter Vorteil – wann ist er nutzbar?

Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern neben Lohn oder Gehalt auch Sachlohn oder andere Leistungen bieten: ein Firmen-Smartphone beispielsweise, einen vom Arbeitgeber bezahlten Yoga-Kurs oder ein teures Fahrrad. Solche Vergünstigungen motivieren die Mitarbeiter und binden sie fester ans Unternehmen. Allerdings muss geklärt werden, ob der geldwerte Vorteil der Leistung steuerfrei, steuerbegünstigt oder voll steuerpflichtig ist.

Besondere Arbeitgeberleistungen: Es muss nicht immer Barlohn sein

Mehr als nur Barlohn: Besondere und zusätzliche Leistungen vom Arbeitgeber können viel für die Motivation tun. Ein vom Arbeitgeber finanziertes teures Smartphone, ein Zuschuss zum Urlaubsflug oder die Übernahme der Kita-Kosten zeigen, dass das Unternehmen die Wünsche oder Bedürfnisse der Mitarbeiter ernst nimmt. Das gilt ganz besonders, wenn dem Arbeitnehmer dadurch weniger Lohnsteuer abgezogen wird.

Genau das muss aber sorgfältig geprüft werden. Zunächst einmal sind laut Einkommensteuergesetz „Einnahmen, die nicht in Geld bestehen“ ebenfalls steuerpflichtig. Genau dazu zählt der geldwerte Vorteil solcher Arbeitnehmerleistungen. Als Beispiele nennt der Gesetzestext „Wohnung, Kost, Waren, Dienstleistungen und sonstige Sachbezüge“ (§ 8 Abs. 2 EStG). Gleichzeitig enthält das Steuerrecht viele Sonderregelungen, die bestimmte Arbeitgeberleistungen steuerlich begünstigen oder komplett steuerfrei stellen.

Geldwerter Vorteil: Voll steuerpflichtig, steuerbegünstigt oder steuerfrei?

In der Praxis ergibt das eine komplizierte Vielfalt an Vorschriften. Das Steuerrecht zum geldwerten Vorteil von Arbeitgeberleistungen enthält deshalb einige Fallen. So gelten manche Steuervergünstigungen nur bis zu bestimmten Freigrenzen oder Freibeträgen, bei anderen werden besondere Nachweise verlangt oder der Steuervorteil ist auf zusätzlich gewährte Leistungen beschränkt.

• Es gibt Arbeitgeberleistungen, die komplett steuerfrei gewährt werden können, zum Beispiel ein Jobticket – wenn die Voraussetzungen vorliegen.
• In anderen Fällen gelten Pauschalen, wie bei verbilligtem Mittagessen. Dann muss gerechnet werden.
• Für manche Arbeitgeberleistungen sieht das Steuerrecht die Möglichkeit zur pauschalen Lohnsteuer vor. Auch dafür müssen die jeweiligen Voraussetzungen gegeben sein.
• Bei ungünstiger Gestaltung fällt die volle Lohnsteuer samt Sozialversicherungsbeiträgen an. Ein Beispiel dafür ist Sachlohn im Wert von mehr als 50 Euro monatlich.

Typisches Beispiel: das Firmenhandy: Tipps zu den Gestaltungsmöglichkeiten für ein vom Arbeitgeber bezahlten Smartphone oder Notebook verrät unser Beitrag „Mit dem Diensthandy Steuern sparen – so geht’s“

Hintergrund: Freibetrag, Freigrenze, Zusätzlichkeit, Sozialversicherung, pauschale Lohnsteuer

Antworten auf Steuerfragen zum geldwerten Vorteil lassen sich nicht ohne bestimmte steuer- und sozialversicherungsrechtliche Fachbegriffe geben:

• Ein Freibetrag liegt vor, wenn eine Einnahme bis zur festgelegten Höhe steuerfrei bleibt und nur ein darüber liegender Anteil versteuert wird. So sind Mitarbeiterrabatte bis zu 1.080 Euro im Jahr steuerfrei. Kauft ein Arbeitnehmer so viel, dass 1.500 Euro an Rabattwert zusammenkommen, sind 420 Euro davon steuerpflichtig.
• Dagegen geht bei einer Freigrenze die Steuerfreiheit komplett verloren, sobald der betreffende Betrag überschritten wird. So ist Sachlohn bis 50 Euro monatlich steuerfrei. Bei Sachlohn im Wert von 60 Euro müssen diese insgesamt versteuert werden.
• Das Steuerrecht unterscheidet häufig zwischen vom Arbeitgeber angeschafften Dingen, die dem Arbeitnehmer „überlassen“ und solchen, die ihm „übereignet“ werden. Im ersten Fall bleibt der Arbeitgeber Eigentümer, im zweiten Fall geht die Sache ins Eigentum des Mitarbeiters über. Ein überlassenes Firmenfahrrad etwa ist komplett steuerfrei. Bei Übereignung werden 25 Prozent des Wertes als pauschale Lohnsteuer fällig.
• Viele steuerbegünstigte geldwerte Vorteile gelten nur, wenn die Leistung „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ gewährt wird. So ist es zum Beispiel beim Kita-Zuschuss. Dessen geldwerter Vorteil ist steuerpflichtig, wenn im Gegenzug zur Übernahme der Kita-Kosten weniger Lohn bezahlt wird.
• Bei einer ganzen Reihe von Leistungen dürfen Arbeitgeber den geldwerten Vorteil pauschal versteuern. Sie müssen die Steuer also nicht individuell ausrechnen und dabei Lohnsteuerabzugsmerkmale wie Kinderfreibeträge berücksichtigen. Das gilt zum Beispiel für Fahrtkostenzuschüsse und macht sie leichter planbar. Ob der Arbeitgeber die pauschale Lohnsteuer selbst trägt oder auf den Arbeitnehmer „abwälzt“, indem er das Geld vom Lohn einbehält, ist seine Entscheidung. Alternativ zur Pauschalbesteuerung kann er stets auch die individuelle Lohnsteuer wählen.
• Lohnsteuerpflicht des geldwerten Vorteils führt in der Regel dazu, dass auch Sozialversicherungsbeiträge Davon gibt es allerdings eine wichtige Ausnahme. Wird ein geldwerter Vorteil pauschal versteuert, ist er sozialversicherungsfrei. Deshalb spart auch der Arbeitgeber durch Pauschalversteuerung, da keine Arbeitgeberbeiträge anfallen.

Geldwerte Vorteile, die von Arbeitgebern oft genutzt werden

Eine unvollständige Liste von häufig genutzten Arbeitgeberleistungen, die einen geldwerten Vorteil darstellen und für die jeweils eigene Regelungen gelten:

• Firmenwagen, die auch privat gefahren werden dürfen, führen zu einem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Er kann wahlweise per Fahrtenbuch oder pauschal (1-Prozent-Methode) ermittelt werden.
• Ein Firmenfahrrad, das auch privat gefahren werden darf, ist komplett steuerfrei. Geht das Fahrrad ins Eigentum des Mitarbeiters über, kann sein Wert pauschal mit 25 Prozent versteuert werden.
• Fahrtkostenzuschüsse können bis zur Höhe der Entfernungspauschale pauschal versteuert werden (30 Cent für die ersten 20 Kilometer, 38 Cent pro weiterem Kilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte).
• Jobtickets für den öffentlichen Personennahverkehr sind steuerfrei, selbst wenn sie auch privat genutzt werden können.
• Vom Arbeitgeber bezuschusste Mahlzeiten für Arbeitnehmer führen zu einem geldwerten Vorteil, der mit 25 Prozent pauschal versteuert werden kann. Dabei wird der Wert der Mahlzeit mit festen Sachbezugswerten angesetzt, außer wenn der tatsächliche Wert mehr als 3,10 Euro darüber liegt.
• Stellt der Arbeitgeber kostenlos Kaffee, Obst oder Süßigkeiten bereit, ist das als Aufmerksamkeit steuerfrei.
• Vom Arbeitgeber bezahlte Firmensmartphones, Firmen-Notebooks und andere „Datenverarbeitungsgeräte“ können mit 25 Prozent versteuert werden, wenn sie ins Eigentum der Beschäftigten übergehen. Bleiben sie Unternehmenseigentum, ist die private Nutzung steuerfrei. In beiden Fällen gilt das Zusätzlichkeitserfordernis.
• Wird Sachlohn ausbezahlt, zum Beispiel in Form von Waren oder Gutscheinen, sind die Sachleistungen bis zur Freigrenze von 50 Euro steuerfrei.
• Ein Betreuungszuschuss, mit dem der Arbeitgeber einen Teil der Kita-Kosten für noch nicht schulpflichtige Kinder von Beschäftigten übernimmt, bleibt bei Zusätzlichkeit steuerfrei.
• Das Aufladen von E-Fahrzeugen auf Firmenkosten ist steuerfrei. Ein vom Chef bezahltes und dem Mitarbeiter geschenktes Ladegerät kann mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.
• Betriebsveranstaltungen kann der Chef für seine Mitarbeiter bis zu einem Pro-Kopf-Freibetrag von 110 Euro steuerfrei bezahlen. Liegt der Betrag höher, kann der übersteigende Teil mit 25 Prozent pauschal versteuert werden.
• Bei Mitarbeiterrabatten auf Produkte oder Dienstleistungen des Arbeitgebers gilt ein jährlicher Freibetrag von 1.080 Euro.
• Beruflich gesammelte Bonusmeilen, die der Mitarbeiter privat einsetzen darf, sind ebenfalls bis zum Wert von 1.080 Euro pro Jahr steuerfrei.
• Vom Arbeitgeber bezahlte betriebliche Gesundheitsmaßnahmen wie Rückenkurse oder Raucherentwöhnung sind bis zum Wert von 600 Euro pro Kopf steuerfrei.
• Eine vom Arbeitgeber eingeräumte Mitarbeiterbeteiligung am Unternehmen bleibt bis zum Wert von 2.000 Euro lohnsteuerfrei.
• Dienstwohnungen sind steuerfrei, wenn die Miete mindestens zwei Drittel des ortsüblichen Niveaus erreicht und nicht mehr als 25 Euro pro Quadratmeter beträgt.
• Der geldwerte Vorteil einer vom Arbeitgeber bezahlten Unterkunft wie dem Zimmer auf Montage wird nicht mit den tatsächlichen Kosten veranschlagt, sondern mit einem pauschalen Sachbezugswert. Er hängt von der Unterkunft, der Belegung und der Volljährigkeit des Mitarbeiters ab. Die Höhe wird regelmäßig angepasst.
• Sachgeschenke an Mitarbeiter zu einem persönlichen Ereignis wie dem Geburtstag sind bis 60 Euro steuerfrei. Dagegen sind Geldgeschenke stets voll steuerpflichtig.
• Vom Arbeitgeber bezahlte Fortbildungen sind steuerfrei, wenn sie die Beschäftigungsfähigkeit verbessern.
• Die Bewirtung von Arbeitnehmern aus geschäftlicher Veranlassung wie bei einem Geschäftsessen mit Kunden ist in voller Höhe steuerfrei.
• Eine vom Arbeitgeber bezahlte Gruppenunfallversicherung der Mitarbeiter kann mit 20 Prozent pauschal versteuert werden.
• Der geldwerte Vorteil aus zinsverbilligten Arbeitgeberdarlehen ist bis zu einer Darlehenssumme von 2.600 Euro und einem Zinsvorteil von 50 Euro pro Monat steuerfrei.

Kein geldwerter Vorteil besteht bei Erstattungen. Diese sind ebenfalls steuerfrei. Allerdings können auch dabei besondere Regelungen gelten. Drei Beispiele:

• Beruflich veranlasste Umzugskosten kann der Arbeitgeber bezahlen, ohne dass Lohnsteuer anfällt. Die Höhe der Erstattung ist durch das Bundesumzugskostengesetz gedeckelt.
• Zahlt der Arbeitgeber für typische Berufskleidung sowie Werkzeuge des Arbeitnehmers, sorgt dies nicht für einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil, solange nicht offensichtlich mehr bezahlt wird, als der Mitarbeiter selbst ausgibt.
• Bezahlt der Arbeitnehmer etwas anstelle des Arbeitgebers, ist das als Auslagenersatz in voller Höhe steuerfrei.

Geldwerter Vorteil: Fehler bei der Steuer werden teuer

Für Arbeitgeber, die ihre Mitarbeiter durch geldwerte Vorteile enger ans Unternehmen binden, sind die steuerrechtlichen Details wichtig.

Die Lohnsteuer wird zwar vom Lohn oder Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen. Verantwortlich für die korrekte Lohnabrechnung und Versteuerung ist allerdings der Arbeitgeber. Bei Fehlern drohen Steuernachforderungen samt Säumniszuschlägen und die Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge. Dabei muss der Arbeitgeber regelmäßig auch die Arbeitnehmeranteile übernehmen. Eine fehlerhafte Abrechnung kann damit sehr teuer werden.

Auf den Vorteil von Arbeitgeberleistungen mit geldwertem Vorteil sollte man deshalb nicht gleich verzichten. Dafür sind sie als Tools zur Mitarbeitermotivation zu wertvoll. Aber es lohnt sich, die Umsetzung sorgfältig anzugehen. Im Zweifelsfall lohnt sich die Beratung durch einen Steuerberater. Schließlich prüft nicht nur das Finanzamt geldwerte Vorteile sehr genau. Auch die Deutsche Rentenversicherung, die regelmäßige Betriebsprüfungen bei Arbeitgebern durchführt, nimmt solche Arbeitgeberleistungen genau unter die Lupe.