Verbindlichkeiten und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Im Geschäftsalltag stößt du als Unternehmer regelmäßig auf Begriffe wie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Beide sind wesentliche Bestandteile der Buchhaltung und haben einen direkten Einfluss auf deine Bilanz und deinen Unternehmenserfolg. Doch was genau bedeuten diese Begriffe, und wie gehst du damit um – insbesondere, wenn Forderungen uneinbringbar werden?

Was sind Verbindlichkeiten und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen?

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen:
Forderungen entstehen, wenn du Waren oder Dienstleistungen an deine Kunden lieferst und dafür eine Rechnung stellst. Du erwartest eine Zahlung und hast somit einen Anspruch gegenüber dem Kunden. Diese Forderungen gehören auf der Aktivseite deiner Bilanz zu den Umlaufvermögen.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen:
Verbindlichkeiten entstehen, wenn du von deinen Lieferanten Waren oder Dienstleistungen beziehst und diese noch nicht bezahlt hast. In diesem Fall hast du eine Verpflichtung zur Zahlung, die auf der Passivseite deiner Bilanz zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten zählt.

Tipps für den Umgang mit offenen Forderungen

Apropos offene Forderungen: In deinen Zahlungsbedingungen, bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen solltest du unbedingt Klartext reden. Das muss aber nicht zu „Rambo-Manieren“ führen. Wenn gute Kunden mit offenen Karten spielen und um Zahlungsaufschub bitten, spricht grundsätzlich nichts dagegen, ihnen entgegenzukommen – vorausgesetzt natürlich, du bringst deinen eigenen Betrieb dadurch nicht in Schieflage.

Ein fairer Umgang mit säumigen Zahlern kann durchaus auch Vorteile für dich als Gläubiger haben: Als vertrauensbildende Maßnahme verbessert die „Stundung“ einer Forderung die Geschäftsbeziehungen und trägt zu einer längerfristigen Kundenbindung bei. Außerdem hast du als Gläubiger Anspruch auf Stundungszinsen, und für die Dauer der Stundung ruht die Verjährung. Hinzu kommt, dass es für Gläubiger unterhalb des gerichtlichen Mahnbescheids kaum wirksamere (legale) Instrumente als die ausdrückliche Stundung gibt.

Die wichtigsten rechtlichen Grundlagen des Zahlungsaufschubs im Überblick

• Kunden sind grundsätzlich verpflichtet, fällige Geldschulden sofort und in voller Höhe zu begleichen.
• Bei einer Stundung handelt es sich um ein freiwilliges Entgegenkommen des Gläubigers: Damit wird die Fälligkeit einvernehmlich auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.
• Rechtliche Grundlage ist ein „Schuldverhältnis-Änderungsvertrag“ gemäß § 311 Abs. 1 BGB. Als Gläubiger bist du an den Änderungsvertrag gebunden.
• Am Rechtsgeschäft, auf dem die Geldforderung beruht, ändert sich dadurch nichts: Lediglich die Fälligkeit der Bezahlung wird vertagt.
• Besondere Formvorschriften gibt es nicht: Stundungsvereinbarungen können schriftlich, mündlich und „durch schlüssiges Verhalten“ (etwa durch Stillhalten des Gläubigers) zustandekommen.
• Zu Beweiszwecken ist es aber sinnvoll, Stundungszugeständnisse schriftlich zu vereinbaren.
• Mangels Fälligkeit tritt während der Stundung kein Zahlungsverzug ein. Du darfst aber Stundungszinsen verlangen. Diese Zinsen sind – anders als die gesetzlich gedeckelten Verzugszinsen – grundsätzlich frei verhandelbar.

Ein Zahlungsaufschub kann auch in Form von Ratenzahlungen erfolgen. In dem Fall gelten grundsätzlich dieselben Regelungen wie für die Stundung der gesamten Forderung. Bei Ratenzahlungs-Geschäften mit Privatkunden solltest du allerdings Acht geben: Auch bei nachträglich vereinbarten Teilzahlungen gelten die Sondervorschriften über „Verbraucherdarlehensverträge“ gemäß § 491ff BGB.

Vorsicht bei Insolvenzen

Falls du Anzeichen einer Insolvenz erkennst, solltest du mit ausdrücklichen Stundungsvereinbarungen sehr vorsichtig sein. In solchen Fällen kann es später im Rahmen einer Insolvenzanfechtung zu Rückforderungen durch den Insolvenzverwalter kommen.

Der Knackpunkt: Uneinbringbare Forderungen

Leider zahlen nicht alle Kunden ihre Rechnungen. Bleibt eine Forderung trotz Mahnungen und Bemühungen uneinbringlich – etwa aufgrund von Insolvenz oder Verjährung – musst du diese entsprechend verbuchen. Eine falsche Behandlung kann nicht nur deine Buchhaltung verzerren, sondern auch steuerliche Nachteile nach sich ziehen.

Steuerliche Besonderheiten

• Bei der Soll-Versteuerung hast du bereits Umsatzsteuer auf die uneinbringbare Forderung abgeführt. In solchen Fällen kannst du diese Umsatzsteuer im Rahmen einer Korrekturbuchung zurückfordern.
• Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Umsatzsteuerpflicht erst bei Zahlungseingang – eine Korrektur ist hier in der Regel nicht notwendig.

Tipps für den Umgang mit Forderungen

• Prüfe regelmäßig deine Forderungen, damit keine offenen Posten übersehen oder vergessen werden.
• Mahne zeitnah, um Kunden rechtzeitig an offene Zahlungen zu erinnern.
• Verhandle Zahlungsvereinbarungen, wenn deine Kunden finanzielle Engpässe haben. Ratenzahlungen können eine Lösung sein.
• Dokumentiere alle Schritte sauber, falls es zu rechtlichen oder steuerlichen Auseinandersetzungen kommt.

Fazit

Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gehören zum täglichen Geschäft eines jeden Unternehmens. Die korrekte Verbuchung ist essenziell, insbesondere bei uneinbringbaren Forderungen. Mit WISO MeinBüro gelingt dir das schnell, effizient und rechtssicher – und du behältst stets den Überblick über deine Finanzen.

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